同窓会がコロナで中止に！幹事代行のキャンセル料はいくら？

新型コロナウイルスによる緊急事態宣言の影響で、大人数での会食や集まりは自粛されています。そのため同窓会でも、せっかく予定を立てたのにキャンセルせざるを得ないことがあります。この場合、会場や飲食店にはキャンセル料が発生します。そして幹事代行を業者に依頼した場合でも、当然キャンセル料が発生してしまうのです。

幹事代行業者のサービス内容と注意点

幹事代行とは、歓迎会や結婚式の二次会などの幹事を代行するサービスです。その中には、同窓会に特化している業者もあります。同窓会の会場選び・出欠の案内と確認・料金や費用の管理など、本来幹事が行うべき面倒な業務を全てしてもらえます。

参加者全員で楽しめるイベントや出席者の好みに合わせた特別メニューなど、様々な企画や運営も依頼可能です。実際の幹事が行うことは、事前の打ち合わせと、出欠確認のハガキを送付するために必要な卒業名簿の提供くらいです。プロですので、安心して任せられます。

ただし、卒業名簿の提供の際には注意が必要です。個人情報が多く書かれているので、プライバシーマークを取得している幹事代行業者を選ばなくてはなりません。また最近では、独自のSNSを利用できる幹事代行業者もあるので、以前よりも連絡がつきやすくなっています。参加費に関してもスポンサー付きの業者もあるため、リーズナブルな料金で利用しやすい傾向にあります。

キャンセル料は業者によって異なる

コロナ禍での同窓会ですのでキャンセルも多くなっていますが、キャンセル料は当然支払わなければなりません。会場の条件・プラン・サービス内容などにもよりますが、業者によってそれぞれ違っています。ほとんどは基本料の何割かを支払うことになりますが、追加オプションも上乗せされます。

もちろん飲食店と同じように、開催直前になるにつれて料金は高くなっていきます。しかも、飲食店では損害が発生していない場合は設定通りの請求が認められないこともありますが、幹事代行業者ではすでに「代行」というサービスを提供しているので、ほぼ間違いなく請求されます。慌てることがないように、キャンセル料の発生時期や割合など、業者と細かく相談しておくことが大切です。

そして、案内状の発送前と後では料金が異なることが多いので、早い時期での決断も必要となります。旧交を温めるための同窓会ですので、最初からキャンセルを想定する幹事などいません。しかしコロナによる緊急事態宣言という前代未聞の状況ですので、こうした備えも重要です。

新しいサービスを提供している幹事代行業者もある

コロナによる社会状況を鑑み、業者も利用者の負担を軽減する対策を行っています。

まず、リスク補償があるプランが用意されていることです。あらかじめキャンセル料が組み込まれていたりします。このプランを選べば、割高にはなりますが不安は少なくなります。

また完全に中止にするのではなく、オンラインの同窓会に変更できることもあります。急な用事で来られなかったり、大人数での開催が心配という理由でのキャンセルも、オンラインならば様々な対応が可能です。しかし全ての業者で行っているわけではないので、注意しておかなければなりません。

他にも、延期という方法もあります。この場合、規定通りのキャンセル料を一旦支払いますが、後日開催すれば料金の総額から支払ったキャンセル料を引いてもらえます。つまり実質的にキャンセル料はかからず、同じプランの同窓会を楽しめます。当然ですが、このサービスも全ての業者で利用できるわけではないので注意が必要です。

同窓会に限らず、昨今の社会状況ではキャンセルはどうしても起きてしまいます。こうしたリスクは、利用者も業者も同じです。不測の事態に備えての業者選びも大切ですが、キャンセルの際は早い段階での連絡が一番重要であるといえます。

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