同窓会の人数が未定でも幹事代行は利用できる？

同窓会を開催するためには幹事役が必要になりますが、実際に任されるとやることが多く準備に手間や時間がかかります。さらに、当日も仕事がたくさんあり、同窓会を楽しむどころではなくなってしまうケースが大半です。そういった事態を回避するためにも役立つのが、幹事代行サービスです。人数が未定でも利用できるのか確認しておきましょう。

相談時には人数が未定でも問題はないケースが多い

幹事代行サービスを利用するのは、同窓会を開催する数ヶ月前から視野に入れているという人も多いようです。早い段階なら相談のタイミングでは、まだ人数がわかっていなくても問題なく相談に乗ってもらえるでしょう。とくに初めて幹事を行うとなれば、参加する人数の見当がつかない場合もあります。

経験豊富な幹事代行サービスでは、ある程度必要となる費用の最低金額を予測できているので、余程なことがない限りは赤字になることはありません。しかし同窓会の日程が近くなればなるほど、ある程度ははっきりとした人数を伝える必要が出てきます。

参加する人数をいつ頃までに伝えなくてはならないのか、あらかじめ確認しておくようにしましょう。ギリギリまで人数が未定でもよいというわけではなく、どの段階で明確に知らせなくてはならなくなってくるのかは、依頼する幹事代行サービス会社による違いが大きいです。

最低利用人数を確認しておくべき

幹事代行サービス会社は、利用する人の数が多くなるほど会社が儲かる仕組みになっているので、あまり少人数では対応してくれません。最低利用人数は各サービス会社による違いがあるので、あらかじめ確認しておくようにしましょう。

代行サービスを利用することにより必要となる費用は、参加者で割ることになるので、1人分の見積もりを取ることが大切です。中には人数が増えることにより、料金を割引していてお得に利用できる場合もあります。料金と最低人数は簡単に調べられるポイントです。

料金は気になる点というのは間違いありませんが、それのみで判断するのではなく、基本のプランに含まれるサービス内容も重要なポイントとなってきます。会場の提案はあるのか、専属プランナーの有無や受付や司会進行もしてもらえるのかなど、当日のサポートが充実しているのか確かめておく必要があります。最低利用人数と同時に、確認しておきましょう。

注意しておくべきポイントについて

幹事代行サービス会社を利用する際に、参加者の数がはっきりまだわかっていないということは、珍しいことではありません。おおよその数は伝える必要がありますが、相談時には明確な数がわからず未定の状態でも対応してくれるサービス会社も多いようです。

気を付けておかなくてはならないのが、当日になり参加者の数が大幅に変更になった時の対応です。あらゆる事態に備えてきちんと考えているサポート会社なら、後々追加の費用を請求されることはありませんが、人数が大幅に減ったとなるとその分をどう補うのかは、依頼する会社により大きな差が生まれます。

最低人数が決まっている場合、参加者が当日減ってしまって契約時の数から大幅に減ってしまったり最低利用人数に達しなかったりするとなれば、最低人数分は支払わなくてはならない場合が多いので注意しておきましょう。同窓会は当日や前日に急遽キャンセルする人も多いので、代行サービス会社としっかり話し合っておくことが大切になってきます。

同窓会の幹事代行サービスを利用する時には、利用する人数がはっきりとわかっていない場合でも対応してもらえるのか、最低利用者数についても確認しておく必要があります。依頼先により異なる点は多いからこそ、しっかり比較しておくことが大切です。

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