同窓会のスケジュールは代行業者に依頼するとどう変わる？

近年、同窓会などの幹事を代行業者に依頼する方が増えています。

では、個人で行うのと、代行業者に依頼するのとでは、どのような違いがあるのでしょうか。

そこで、ここでは会場や日時を決定する際や、スケジュールの違いを確認していきましょう。

数ヶ月かかる準備期間が短縮される

自主的に同窓会の幹事になる人は少ないと思います。それは「大変」と考えている人が多いからです。しかし最近では幹事代行サービスがあるため、実際に幹事がやることは確認作業ぐらいです。

では、依頼するのとしないのではスケジュールにどのような変化があるのでしょうか。結論からいえば、短期間でムダなく同窓会が開催できるようになるのです。

実際には同窓会というのは開催する一定期間前から準備することになります。対象が数百人規模というのも珍しくはないでしょう。その場合には多くの人に連絡し、参加人数が決まれば会場なども用意する必要があり、遅くとも4ヶ月前から始める必要があります。ですが、準備を幹事代行業者に依頼した場合、スケジュールは大幅に短縮できるのです。

連絡先を確定する作業も、通常ならば2ヶ月かかるといわれていますが、連絡がとれない人へもネットワークを駆使して、名簿以外の方法により居所を明らかにします。ちなみに、幹事代行業者はこの道のプロで、数週間かかる原案を1日で作成、長大な時間を要するホームページ作成も任せることができます。

もちろん、案内状の印刷や発送も幹事代行業者に頼むと、最短1日で終わります。サービスを利用するのとしないのでは、事前に用意する情報によりますが、明らかに短縮できるのです。

同窓会当日もサポートしてくれる

同窓会を取り仕切る幹事は、スケジュール管理が大変だといいます。そうした場合に、幹事代行業者がいるのです。依頼すると準備期間が短くなるだけでなく、同窓会当日のスケジュールにも余裕が生まれます。

同窓会は基本的に、多くの人が参加し、会話を楽しめる場なのですが、イベントなどを行うとなると、幹事が司会をしたり、イベントの実行も担います。また、特別な会場を使うときは事前予約が必要になります。イベントを盛り上げるためにいろいろな人に余興をしてもらうかもしれませんが、急には引き受けてもらえない可能性もあります。

そうした実行員としても、幹事代行業者は応えてくれます。幹事も同窓会を楽しむ、そうした余裕が生まれるのです。同窓会の幹事をしていて困る出席と欠席の流動性、ここも問題はなさそうです。ちなみに、イベント会場との提携もあるのが幹事代行業者のウリで、2ヶ月前から予約を入れてくれます。大規模ならば、3ヶ月も4ヶ月も前から予約を取らなければならない会場も、短期間で確保できます。

提携先との信頼関係で万が一にも対応

当日になって「行ける・行けない」の話になるケースもあります。幹事代行サービスを利用するだけでツテがあり、提携先との信頼関係が築かれているため、万が一キャンセルが発生しても料金面でも安心なのです。

1から10までの段取りが個人でおこなうより早く、滞りなく同窓会がおこなえます。当日も、全体を束ねたり、2次会への誘導をするなど、参加者が飲酒していたりハメをハズしていればなおさら幹事はハードスケジュールで行動しなければなりません。負担から解放される、この点が依頼する意味でもっとも魅力となる内容ではないでしょうか。

とある同窓会では、1年かかった準備が、依頼した次の会では2ヶ月という短期間で開催できた話も耳にしました。

イベント開催までのスケジュール、個人ではハードともいわれ、なかには1年も前から準備が必要となるようです。その準備や当日までを、プロに依頼すると劇的に楽になるようです。

提携先との関係から、会場探しやキャンセルにも対応、ネットワークを駆使して参加者の所在を明らかにしたり、案内状の印刷から配送までも短期間でおこなってくれます。当日もトラブルが起こらないように遂行するため、同窓会を思い立ってから短期間で始めるにはおすすめの代行業者です。

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