評判のいい同窓会の幹事代行業者の特徴とは？

せっかくの同窓会を幹事代行業者に依頼するのなら、評判の良いところに依頼したいものですね。

しかし、初めて依頼する場合はどういった点に注目すればいいのか分からないこともしばしばです。

近代では、幹事代行を謳った業者が増えてきていますが、そんな中でも優良な業者には支持されるだけの理由があるはずです。

それでは、評判の良い業者の特徴について見ていきましょう。

 

 

特徴1：幹事代行を依頼するのに信頼できるところ

同窓会を開くためには案内状を送り、参加者のリストアップをすることが欠かせません。

その際には、当然個人情報を扱う必要性が生じます。

そこには個人名はもちろんのこと、住所に電話番号、メールアドレス等も含まれることでしょう。

「そんな個人情報が万が一にでも外部に漏れてしまったら」と考えると、信頼のおける業者でなければ依頼することはできません。

評判のいい業者は、こうした不安を払拭してもらうために「プライバシーマーク」を取得しているのが特徴です。

「プライバシーマーク」は日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が使用を許諾している登録商標で、取得するためには一定の条件をクリアしなければなりません。

その他にも、幹事を任された人が安心して依頼できるように、専任の担当者を置いてくれるかどうかも見逃せないポイントです。

電話やメールで担当者と連絡を取ろうと思っても、なかなか連絡が取れない、あるいは返信が遅いといった場合は不安になってしまいます。

連絡を密に取り、ささいなことでも相談に乗ってもらえる担当者がいるというのも、評判の良さとして現れるはずです。

 

特徴2：煩雑な仕事のほとんどを引き受けてもらえるところ

同窓会の幹事には、様々な仕事が待ち構えています。

たとえば、案内状を送るには当然相手の住所が必要になります。

ここで、卒業者名簿などを基に住所を調べていくわけですが、そう簡単にいかないケースもあります。

卒業後も同じ住所に住み続けていればいいのですが、すでに転居していることも多々あります。

すぐに転居先が分かればいいですが、中には音信不通となってしまうケースも珍しくありません。

こういった場合、どうにかして現住所を調べる必要があるわけですが、これには大変な労力が必要です。

また、会場の手配や当日の段取りを決めることも意外と大変なものです。

このような煩雑な作業をスムーズに行えるのも、評判のいい業者の特徴のひとつです。

 

特徴3：同窓会を思い出深く満足なものにしてもらえるところ

同窓会への参加者が確定し、会場を押さえたとしても幹事の仕事はまだ終わりではありません。

かつて幹事を経験した方に「当日の段取りが悪かった」「会場や料理をもう少し何とかしてほしかった」などのクレームが寄せられたこともあるそうです。

これでは、幹事さんのこれまでの労苦が報われないどころか、二度と担当したくないと思われるのも無理はありません。

しかし、評判のいい幹事代行業者ならこういった点にも十分配慮しているものです。

当日の受付に始まり、参加費用の徴収など幹事が、てんてこ舞になることもないでしょう。

また、同窓会を思い出深いものにするためには、盛り上がるイベントの企画やアフターサービスの充実も欠かせないものです。

イベント企画の経験者ならばともかく、大半の方はそういった経験のないのが実情です。

そのような場合でも、プロの代行業者ならばサプライズ企画やフォトサービスなども安心して任せることができます。

同窓会は、1回きりで終わりのものではありません。

リピーターが多いところは、こういった当日やその後の満足感を生み出してくれる特徴を備えています。