オンライン同窓会を開催するまでの手順とは？使用するツールも確認！

急速に注目を集めた、オンライン上で開催される同窓会。直接会う必要がないため、遠方にいる人とも気軽に再会を果たすことができるようになりました。とはいえ、まだまだ普及の最中でもあり、手順や注意点などを把握していない人も多いようです。そこで今回、オンライン同窓会を開催するまでの手順や道具、注意点を紹介します。

オンライン同窓会を開催するまでの手順

オンライン同窓会を開催するにあたり、一般的な同窓会と同じくいくつかの手順と準備を行う必要があります。幹事が行う必要のある手順を把握し、スムーズにオンライン同窓会を開催しましょう。

■参加者への呼びかけ

同窓会を行うために、参加者を集める必要があります。電話やSNSなどさまざまなツールを利用し、同窓会への呼びかけを行いましょう。可能であれば参加者には共通したツール・グループに入ってもらい、一度に連絡をとりやすくしておくことをおすすめします。グループに入りたくない人には個別で連絡をとるようにすればよいでしょう。

■オンライン同窓会の詳細の決定・報告を行う

ツールによっては、希望日時の集計や使用するツールの希望調査が可能なものも。それらを利用し、同窓会の詳細を決定しましょう。もしくは幹事が決めた日時とツールを報告するだけでも構いません。とはいえ、多くの人の希望にそった日時やツールを選択できれば参加者も増えることにつながるでしょう。

■ツールの使い方やオンライン同窓会のやり方を説明する

ツールによって使い方が異なります。また、参加者のなかにはオンラインや機械自体に明るくない人もいるかもしれません。そういった人たちのためにも、当日に混乱を起こさないためにも、使い方や必要な道具をわかりやすく説明しましょう。事前に説明しておくことで、オンライン同窓会に苦手意識を持つ人からの参加も期待できるかもしれません。使い方の紹介動画があれば、説明文を読むよりも分かりやすいといえるでしょう。

■当日、幹事は早めにログインし参加者の接続を確認する

開催時刻の30分前にはログインしておくようにしましょう。その後、参加者各自に接続を確認してもらい、問題がなければ開始をSNSのグループなどで通知します。

オンライン同窓会で使用する道具

オンライン同窓会は気軽に開催できるとはいえ、必要な道具がいくつかあります。オンライン同窓会の案内をする際に、必要な道具をあわせて紹介できるとよいでしょう。

■マイクとカメラ

スマートフォンやパソコンにマイクやカメラがついている場合は不要です。しかし、デスクトップ型のパソコンであれば、マイクとカメラの機能がないことも考えられます。また、大人数でオンライン同窓会を行う場合、参加者の顔ができるだけ多く表示されるよう、大きな画面のパソコンなどで参加することをおすすめするのもよいかもしれません。

■イヤホンやヘッドホン

イヤホンやヘッドホンがあれば、会話が聞き取りやすくなるかもしれません。また、なかにはマイク付きのものもあります。必須アイテムではないですが、あると便利だといえるでしょう。

■飲食物

オンラインとはいえ、同窓会です。会話のみを楽しむのもよいですが、お酒やお菓子などがあればより楽しめるかもしれませんね。

オンライン同窓会を行う上で注意するべきポイント

オンライン同窓会で注意するべきポイントは2つです。どちらも、オンライン同窓会の案内をする際、注意を促しておくことをおすすめします。

■オンラインに明るくない人がいることを忘れないようにする

オンライン同窓会のやり方やツール説明をするようにしましょう。事前に説明しておくことで、やり方がわからない人を把握しフォローできるかもしれません。

■ネット回線の状態や通信料を確認してもらう

リアルタイムの動画を長時間続けるには、相当の通信量がかかります。そのため、安定した通信状態にあるかどうかや、通信料のプランを確認してもらう必要があるといえるでしょう。

オンライン同窓会は、一般的な同窓会よりも場所や日時を選ばずに開催できます。しかし、近年行われるようになったばかりのものであるため、想定外の問題が起きる可能性やスムーズに手順が進まないケースも考えられるでしょう。だからこそ、開催するにあたり入念な準備と気配りが必要でもあります。紹介した手順を参考に、楽しいオンライン同窓会を開催してくださいね。

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	同窓会.com	笑屋の同窓会	同窓会ネット	同窓会本舗	yes！同窓会
プライバシーマーク取得	◯	◯	◯	×	×
幹事マニュアルの提供	◯	×	×	×	×
特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
詳細リンク	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく