同窓会幹事代行依頼の準備金はいくら必要？

同窓会を開催する際、大変なのが幹事ではないかと思います。卒業以来、さまざまな地に散らばった人たちをひとりひとり調べ、同窓会を開催することをお知らせしなくてはなりません。その他にもいろんなことをおこなう必要があり、大変そうなので代行業者に業務の一部を依頼したいという方もいるかもしれません。

ただその場合、幹事代行にかかる費用や準備金を用意する必要があります。

代行業者にかかる料金の仕組みとは

同窓会を開催する場合、幹事代行業者に依頼する人もいるのではないかと思います。しかし、代行業者によってかかる費用が異なりますので、事前に把握しておく必要があります。幹事代行業者は全国にあり、それぞれの業者ごとに料金の仕組みが変わってきます。

そのためその仕組みの理解も必要になりますが、最初に確認しておきたいことは、代行業者の多くが「参加者×会費」の料金システムになっている点です。

たとえば、同窓会の参加者が50人で当日の会費が8000円であれば、40万円が代行の費用になります。この40万円の中に会場費や飲食費などの全てが含まれており、会が終わったときに支払われることになります。

当日の支払いは代行業者がおこなう

幹事代行業者はさまざまなサービスをしてくれ、最後はかかった費用から支払いをしてくれます。支払いのことが気になる人もいるかもしれませんが、幹事がまとめて費用を支払うのではなく代行業者が支払うのが一般的です。

当日、参加者から会費を徴収した後、会場などの経費にかかる費用を精算し、残った分が代行業者の利益になります。このように代行業者が支払いをしてくれるのが特徴であり、本来の幹事は、最初から最後までお金に触ることはありません。

幹事がお金の徴収や支払いにかかわることがありませんので、金銭トラブルの心配がないのが大きなメリットと言えます。もちろん準備金などの事前の費用は必要ですが、それ以外のことは全て代行業者がしてくれるのです。依頼する幹事さんの参加費は、当日支払うのが基本です。

たとえ当日の参加人数が少なくても、ドタキャンが何人かいても、幹事が負担する料金負担は原則にないのが特徴です。ただ、一部の業者には負担するところもありますので、事前に確認しておくとよいでしょう。

代行業者のほうは、参加人数が少なくなると代行業者が得られる利益が少なくなりますので「できるだけ多くの参加者を集めたい」「同窓会を成功させたい」など、その目的は幹事と同じです。

会に相応しい会費相場の会場を選ぶ

同窓会幹事代行の仕組みが分かったところで、会費やプランの決め方を見ていきましょう。同窓会では最初に会場の選定を行う必要がありますが、年齢や規模などによって会場は異なり、当然、会費や準備金も変わってきます。

「年齢が若いので居酒屋で安く行いたい」「今回は還暦記念なので高級会場で盛大にやりたい」など、参加者の想いもさまざまではないかと思います。そのため代行業者に依頼する際は、その会に相応しいような会費相場で開催ができるかどうかを代行業者に確認してから、正式に発注するようにしてください。

そうすることで、準備金も用意しやすくなります。代行業者によって実際にかかる料金は異なりますので、高い業者を選んでしまうと、会費以外の料金が必要になることもあります。幹事側でその分を用意できればいいのですが、難しいときは参加者の負担になることもありますので、業者選定はしっかり行うようにしてください。

同窓会を開催する際、幹事代行業者に依頼することもあるかもしれません。その場合、代行費用にかかる準備金を事前に用意しておく必要があります。基本的には「参加人数×会費」で賄えますが、業者によってはそれでは足りないところもあります。

その時に準備金が充当することになります。準備金の額にもよりますが、少ないときは代行業者の選定に注意してください。できれば準備金なしでできるのが理想ですが、準備金が必要なときはできるだけ代行費用が安い業者を選ぶことが大切です。

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	同窓会.com	笑屋の同窓会	同窓会ネット	同窓会本舗	yes！同窓会
プライバシーマーク取得	◯	◯	◯	×	×
幹事マニュアルの提供	◯	×	×	×	×
特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
詳細リンク	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく	もっと詳しく