同窓会の幹事代行はアフターサポートがあると安心

同窓会で幹事役になると、幹事業務を自分だけで行う必要が出てくるため非常に大きな負担となりがちです。そこで利用者が増えてきているのが、「幹事代行サービス」を利用する方法です。同窓会に関わるさまざまな要望に応えてくれるだけではなく、アフターサポートが充実しているサービスにおいて安心して利用できると人気が高いです。

幹事代行サービスはどこまで代行してくれるのか？

本来同窓会を開催するためには複数人の発起人から代表の幹事を選出します。そして、開催期日や開催場所の要望をまとめた上で、参加者の名簿を用意して一人ひとりに案内状を作成して発送しましょう。

次は、同窓会を周知させるためにも同窓会専用ホームページを制作したり、出欠管理や転居先へ案内状を再送したりするなど、イベントを開催するすべての準備を幹事がすべて行う必要があります。

しかし、幹事代行サービスに依頼すると発起人による計画立案や要望のまとめを行ってくれます。依頼したい場合は、約4～5ヶ月前に幹事代行サービスに申込んで同窓会名簿を提出しましょう。

後は専用ホームページを活用して呼びかけをするだけなので、面倒な準備はすべて代行してもらえます。会場リサーチなどのプランニングから、案内状発送、同窓会専用ホームページ制作、出欠管理、当日のサポート、そしてアフターサポートまで行ってくれます。幹事も最初の準備さえ完了すれば、他の参加者と同じようにイベントを楽しむだけなので楽です。

アフターサポートでは何をしてくれるのか？

幹事代行サービスは案内状発送からホームページ制作、出欠管理から当日準備やサポートまですべて行ってくれる特徴を持っています。業者によっては当日までのサポートで終了という場合も少なくありません。

しかし計画を立てて行った同窓会だからこそ、同窓会周知のために作成した専用ホームページの運用や、同窓会に出席してくれた恩師へのお礼状、そして次回また同窓会を開催する際に転居や結婚などで住所や名前が変更になった参加者の詳しい情報を名簿に更新しておく必要が出てきます。

そこで便利なのが幹事代行サービスで、アフターサービスまで対応するところを選ぶことです。代行業者によっては出欠管理の際に転居先不明者洗出しと整理をしてくれます。ほかに新しい名簿を作成した上でデータを提出してくれる場所であったり、恩師へのお礼状まで同窓会後に配送したりするサービスなども行ってくれます。

また当日撮影した写真等を専用ホームページ上にアップすることで、参加者同士で当日の思い出の振り返りや共有ができるように対応してもらえるメリットがあります。

幹事代行サービスを利用する際の注意点

幹事代行サービスを利用して同窓会の運営を任せると見積もりと打ち合わせを行い、参加者の名簿を提出するだけで、代行業者が面倒な手続きをすべて行ってくれるメリットがあります。しかし代行サービスを利用する際には注意点もあり、サービス内容によってはアフターサポートが含まれていないことも少なくありません。

代行サービスを選ぶ際には他社との比較検討を行うことや、利用者の評価をチェックするなどの下調べを充分に行うようにしましょう。とくに同窓会当日後に、ホームページ運営や恩師へのお礼状の配送、名簿の更新まで対応してもらいたい場合は、必ずフルサポートのプランを用意している幹事代行サービスを選ぶ必要があります。

サービスの質を高くするとそれだけ費用もかかってくるので、発起人同士でどこにお金をかけるのかあらかじめ方向性を決めておくことができれば、予算なども立てやすくなるでしょう。代行サービスに申込みを行う前に、しっかり発起人同士でしっかり計画立案をして、参加者のヒアリングや要望をまとめておくと後でトラブルが起こる心配がなくなります。

同窓会の幹事代行サービスは、責任が重い幹事の計画と運営を一手に引き受けてくれる便利なサービスです。業者によってサービス内容は異なるため、アフターサポートが受けられるのか必ず確認してから申込みを行いましょう。

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