利用前に確認しておこう！幹事代行サービスの費用相場とは？

同窓会の幹事を代行してくれる「幹事代行サービス」を利用して、同窓会を楽しむという人も増えています。もっともサービスを利用する上で一番気になるのが、どのくらいの費用がかかるのかということです。そこで今回は幹事代行サービスの費用相場について詳しく解説していきます。

幹事代行サービスの利用方法とは?

同窓会の幹事代行サービスを利用するにあたっては、以下の2つの点に注意しなければいけません。

・サービスを依頼するタイミング
・依頼する際に必要なもの

なぜ注意しなければいけないのか、それぞれ順番に詳しく解説していきます。

サービスを依頼するタイミング

同窓会を開催する際には、必ず出席する人へ連絡をしなければいけません。連絡してすぐに出席できるというものではないため、必ず余裕を持って依頼する必要があります。基本的には出席確認などの連絡や、それぞれの予定の調整などのために半年前に依頼するのが大まかな目安です。

もっとも近年では、さまざまなSNSが発達したことにより簡単に連絡が取れるようにもなっています。そのため半年よりも短い期間で対応してくれる業者もありますが、参加する人々が予定を調整する事も考えると半年前くらいがよいでしょう。

依頼する際に必要なもの

同窓会の幹事代行サービスに依頼をするにあたっては、必ず必要なものがあります。それは卒業生の名簿です。個人情報になってくるため抵抗感を感じるという人もいるかもしれませんが、名簿がないと集客できないのでどうしても必要といえます。電話番号や住所などわからなくても対応してくれる会社もあるため、まずは一度相談してみるのがおすすめです。

幹事代行サービスの費用相場

同窓会の幹事代行サービスを利用するにあたって、一番気になるのが「どのくらいの費用がかかるのか」ということなのではないでしょうか。一般的な幹事代行サービスの費用に関しては「会費×参加者」といった料金システムになっているところがほとんどです。「会費」とは会場使用料・飲食費・その他経費など込みの値段です。

そのため参加者が多くなれば多くなるほど、費用もかかってしまいます。たとえば、参加者が100人、会費が5,000円だった場合、幹事代行サービス会社に対して支払わなければいけない費用は50万円になります。会場のランクはホテルのパーティー会場や居酒屋などさまざまです。

また、案内状は自らつくるのかプロのカメラマンをよぶのかなど、どこまで幹事の仕事を代行してもらうかなどで料金は変わってきます。条件により価格は上下しますが、費用相場は一人あたり高くて1万円、安くて6,000円程度でしょう。

失敗しない幹事代行サービスの選び方のコツ

同窓会の幹事としては、多くの友人達が集まる同窓会を絶対に失敗させたくないという思いがあるでしょう。そのためにも重要になってくるのが、失敗しないためにうまく幹事代行サービスを選ぶコツを知っておくということです。失敗しないために幹事代行サービスを選ぶためにも、知っておきたいコツは以下の通りです。

・適切な費用かどうか
・しっかりとした会社であるか
・個人情報の取り扱いがきちんとしているか
・選ぶことのできるオプションがあるか

まず大きな金額になってくるため適切な費用かどうか、というのはかなり重要なポイントです。また個人情報を預けなければいけないので、個人情報の取り扱いがきちんとしているしっかりとした会社であるかというのも大事になっていきます。卒業生の個人情報を悪用されないように、プライバシーポリシーがあるかどうかしっかりとチェックしておきましょう。

また希望に合わせて柔軟に同窓会の内容を変えることができるオプションの充実度というのも見過ごすことはできないポイントです。こういった点をしっかりと頭に入れておき、同窓会の幹事代行サービスを選ぶことができれば、失敗することなく同窓会を終えることができるでしょう。

多くの友人が集まる同窓会は、幹事にとって絶対に成功させたいイベントになります。同窓会の幹事代行サービスを利用すれば、プロによって同窓会を企画してもらえるので、準備から終了まで安心して任せることが可能です。費用やオプションなど自分に最適の会社を見極めて、同窓会を成功に導いてくださいね。

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プライバシーマーク取得	◯	◯	◯	×	×
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特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
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