東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の初幹事で不安!幹事代行業者に依頼して専門アドバイザーに相談しよう

公開日:2019/11/15  最終更新日:2019/12/23

幼少期から社会人になるまでの青春時代、苦楽を共に過ごしながら成長してきた仲間との同窓会では、参加者全員が最高の時間を過ごすことが理想です。

ただ、大人になって別々の道や地域にバラバラになった同窓生に集合をかけたり、会の企画からプログラムを決めたりするなど、誰か仕切る幹事が必要なのですが、その代行をしてくれる業者があります。

幹事の仕事は想像以上に多くて大変

同窓会と聞くと、同窓会のお知らせが来て、そのお知らせの案内に沿って集合場所に行って楽しむというイメージを持つ人の方が多いですが、実は楽しい会の裏には幹事という役割で仕切る人がいるのです。これを請け負う人がいるから、それ以外の人はただ指定された会場に行くだけで充実した時間を過ごせることができています。

では、どんなことをしているかというと、企画の立案から始まって会場やプログラム、予算など具体的な内容の決定と、準備の始まりから終わりまでの全てを仕切ります。範囲が広くて量も多いので、自分で進んでやりたいという人は少ないですが、どうしてもやらなければならない立場になったときに、何から手を付けてよいのか、そもそもどんなことをすればよいのかも分からないはずです。

何度か経験があったとしても、時間がなくてできないという場合や、頼まれてやらなければいけない、逆に初めてで右も左も分からないというときに利用できるのが幹事代行業者です。

参加者が楽しめるようにプロがサポート

幹事代行業者とは、同窓会をはじめ歓送迎会や結婚式のパーティーなどさまざまなイベントや行事の段取りから実施まで、一連の幹事業務をサポートする企業のことです。それぞれの業者で違いはありますが、一般的にはイベントの企画立案から日程及び予算や会場手配、招待の連絡、参加者の出欠確認などの事前準備、そして当日の会費精算や司会進行など、ほとんどの役割業務を依頼できます。

もちろん具体的に指揮を取って請け負ってくれますが、裏方としてあくまでも相談やサポートを中心に依頼することもできます。こういった業者に頼むメリットは、この道のプロであるからこその知識と経験、ネットワークがあるため、効率良く迅速に対応できる点です。

それぞれイベントの中でも特に力を入れてやっているイベントもあるので、実施したいイベントで業者を選ぶというのもよいでしょう。ネットの時代なので、依頼したい内容や会の種類で検索すると簡単に見つけることができるため、その中からニーズに合うものを選択することが可能です。

同窓会幹事代行者のサービス内容

では、同窓会の場合のサービス内容にはどんなものがあるかというと、企画立案から当日のサポートの他、業者毎に工夫されています。例えば、当日の名札やパンフレットの手配や記念撮影を行うというところもあります。

また、現住所が変わってしまった方に対してさまざまなネットワークを使って参加を呼びかけたり、会にスポンサーを付けて費用を抑えたりと、いろいろなサービスを展開しています。このような、それぞれの工夫された点で選ぶのもよいですが、会場の手配や同郷の集まりということであれば、その地域に精通したところに任せると準備がより早く進んだり、急遽な依頼でも受けたりしてくれるということもあります。

そして、相談や内容でかかる費用も変わりますので、何社か問い合わせして比較検討してから業者を決定することをおすすめします。昨今では、インターネットサイトで人気の業者をランキングで掲載したり、口コミサイトで調べたりすることも可能なので、それらを参考にするとより良い選択ができるでしょう。

 

幹事代行者は、その業務においてプロフェッショナルです。幹事が初めてであっても、ほとんどのことをやってくれますし、むしろ依頼するだけで自分は何もしなくても参加者が満足できるような同窓会が開けるといっても過言ではありません。

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