同窓会ではなくクラス会でも代行業者に依頼できる？

同窓会やクラス会などを行うときにはさまざまな作業が必要です。このため幹事になるとその負担も大きいものですが、一方で幹事代行を行ってくれる業者もあります。幹事代行を業者に依頼する場合には一定規模の多さが必要と思われがちですが、クラス会など少人数の場合でも利用することができ、幹事になったときの負担を軽減することができます。

同窓会やクラス会で行うべき事務作業は？

同窓会やクラス会の幹事になって行うことは、名簿を作成したり、それをもとに案内状の発送を行ったりすることになります。また、実際に行う会場も手配しなければなりませんから、それらのノウハウも必要です。

事務作業では、それほど人数が多くない場合には手書きでも行うことができますが、それなりの規模になればかなりの負担となり、パソコンなど機械を使って行わないと効率的ではありません。

しかし、パソコンが使えない人もいますから、誰かに依頼する必要があります。案内状を発送しても返送や返信の処理もしなければなりませんが、この時に一律で返信が返ってくるわけではないのでその処理も面倒なものになりがちです。

出席人数に合わせて会場を手配することになりますが、大きすぎれば無駄になりますし、小さすぎれば今度は窮屈な会場となり不評の原因になるものです。何よりも幹事がそれらの手配に専念すれば、肝心の同窓会やクラス会を楽しむことができなくなります。

幹事代行を依頼すれば幹事も楽しむことができる

幹事の仕事はさまざまな手配をすることで、幹事になるとせっかくの同窓会やクラス会を楽しむことができないといったことも多くあります。事務作業だけを幹事代行の業者に依頼するというケースもありますが、会場手配まで行えば幹事も当日は余計な気を配らなくても楽しむことができます。

幹事代行を業者に依頼した場合に用意すべきものは参加する人の名簿です。すでに同窓会やクラス会を行っていれば、既存の名簿を渡すだけで手配をしてくれます。また、初めて行う場合にも卒業名簿を用意すれば業者が名簿作成を行ってくれますから、次回開催するときにも負担が軽減することができます。

専門に行っている業者だからこそ会場手配のノウハウにも長けており、学年ごとやクラスごとの同窓会などにマッチした会場をセッティングしてくれるメリットがあります。

一方で、デメリットとしては代行してもらう分の費用がかかることです。しかし、経験のない人が幹事をしてトラブルが起こるよりも、参加者すべてが気持ち良く参加できるので、費用を支払うだけの価値があります。

クラス会でも幹事代行を行ってくれる？

幹事代行といえば、一昔前まではそれなりの人数がいなければ利用できない業者も少なくありませんでした。このため学年ごとの同窓会などで幹事代行が利用されるのが中心となりますが、一方でクラス会のような少人数に対応したところも増えています。 

少人数であっても大規模であっても、実際に幹事が行う仕事は同じで、名簿の作成、案内状の発送、返信の出欠の有無の確認、それによって参加する人数から会場の手配などと大変多いもので、少人数であってもかなりの負担になります。従って、仕事盛りの頃には時間が取れず、幹事になることが負担になるものです。

このような仕事に忙しいときでも、幹事代行業者に事務作業から会場手配まで依頼すれば、負担なく開催することができます。同窓会となればそれなりの規模なので頻繁に開催することもありませんが、クラス会であれば比較的よく知っている人たちが集まるので、若いうちから親睦を深めることでさまざまなメリットを得られます。

同窓会やクラス会の幹事になると、さまざまな作業を行うことになり、また責任も発生するものです。このような作業を軽減し、責任をもって開催できるようにするためにも、専門の幹事代行業者に依頼することで円滑に同窓会やクラス会を開催することができます。

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