東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

小規模の同窓会でも幹事代行業者に依頼できる?

公開日:2019/10/01  最終更新日:2019/09/27

最近では同窓会の際に幹事代行サービスをやっている業者もあるために100人規模の大きな会から小規模の会まで幅広く利用することができます。

しかし小さな同窓会ではどのくらいの人数から引き受けてくれるのか、サービスとして情報が新しいのでわからないこともたくさんです。

参加人数の確認と呼びかけについて

働くようになって初めての幹事をやる人に取ってどのようにしてお店を予約していいのか、学生時代と違い忙しさがそれぞれなので開催時期やタイミングなどを含めた計画なども難しいです。

また連絡をつけるのに案内状を出すことが基本ですが、住所の確認や連絡が付かない人などもいるので、調べることも役割としてやらされることも少なくありません。

お世話になった担任の先生を呼ぶことがベストなのか、先生の所在も変わっている可能性があるので想定をしていくことで計画を実行できるようになります。一番のネックは計画を立てて盛り上げなくてはいけないため、楽しむことができないこともあるので、まとめ役はやりたくないという人もたくさんいます。

それを解消してくれるのが幹事代行サービスで、面倒な案内作成から先生の呼び方までトータルサポートしてくれるので利用する人が増えてきています。気になるのが大規模の会であれば人数もいますし、やりがいを感じてコストパフォーマンスも高いですが、小規模になると頼むことができるかどうかです。

金銭リスクを回避して参加できるのが強み

同窓会のよくあることに仮に申し込みをしていて当日ドタキャンというケースも経験をしたことがある人もいますが、これがサービスとして提供している幹事代行では金銭リスクがないので自己負担もありません。

専属のプランナーやスタッフがついてくれるのでお願いをしてから終わるまでを専門的にサポートしてくれることは信頼のおける価値観を作ってくれます。実際におこなうための会場のリサーチから企画プランニングまでやっているので、人数が少ない小規模でも引き受けてくれるので相談をしてみることです。

プランニングを選ぶことができるので、ホテルのホールを貸しきってやるのか、費用を抑えてレストランでやるのか、また安くするためにも居酒屋を用意するのかでプランニングが替わってきます。

人数によって準備する手間がかからない

反対に小規模になると準備をする手間がかからないので、自分達のやりたいことの幅が広がりますしサプライズも簡単にできることが魅力です。参加人数が少なくてもインターネットを使ったコミュニティでは継続的に活用することが可能なので、これから先もしっかりと案内をしていくことで同窓会を定期的に開くこともできます。

幹事代行サービスでは子供が小さい場合、ベビーシッターなどの手配をしてくれるところもあるので、子供がいるから参加できないという人に向けても易しい対応をしてくれます。

ネット環境が整っていることから変化のスピードが速い時代となっているので、これからはシニア層に向けた新しい形の同窓会サービスもやっていくことが見込まれています。

 

同窓会をやるときには幹事代行サービスを利用することで、連絡がしにくい人も上手に集まって開催をすることができます。学生時代の担任の先生を呼ぶ場合にはどうしたらいいのか、ネットで呼びかけることもやってくれるので参加率が高くなっていきます。

代行会社では専属のプランナーが担当をしてくれるので、さまざまなプランにあわせたコースを決めることも楽になります。小規模でも対応をしてくれるのと、少ない人数のほうがある程度自由に決めることができるため、サプライズの提供を考えていきましょう。

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