東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

個人情報流出のリスクを考えたら!同窓会代行業者はPマーク取得しているところを選ぼう!

公開日:2019/11/01  最終更新日:2019/12/23

同窓会や受章謝恩会、記念式典など多数の参加者が集まる場を準備することはとても手間がかかる作業です。参加者への案内ひとつとっても限られた時間で書面を考え作成、発送、返事の確認など、これだけにかかりきりになってしまうほどの仕事ですが、特に名簿管理の段階では個人情報の扱いにも十分気を付けなくてはなりません。

同窓会はやってほしいでも準備や幹事はしたくない

誰しも卒業した学校から同窓会のお知らせを受け取ったことがあると思いますが、卒業から年月が経ては懐かしさからも行ってみたくなるはずです。まして何度も参加している人であれば、旧友とのひと時を楽しみにしていることでしょう。

それにしても多数が一斉に集まる会の準備は大変なものです。卒業生の連絡先は当時の連絡網などをもとに保管されてきていますが、どれだけ定期的に見直しや訂正をしても、移動やさまざまな事情から最新の連絡先を把握して管理することは専属で行なっていなければ無理だといっても過言ではありません。

中には連絡不通となってしまう人もいるでしょうし、全員とコンタクトを取り、なおかつ出欠の確認を取る作業は面倒極まりない作業です。こうした裏方作業や当日のイベントまでをまとめていく幹事を引き受けてもよいという人はなかなかいませんし、依頼しても大半が敬遠してしまうのは目に見えています。華やかな同窓会には不可欠ながら最も煩わしい部分が存在するのです。

面倒な準備をすべてお願い幹事代行サービス

こうした面倒な作業を含めて同窓会開催のサポートをお願いできるのが幹事代行サービスです。参加者の名簿管理から案内状発送、出席者の取りまとめにはじまり、会場選びから当日の演出や司会手配、写真撮影まで必要なもの全てがそろっています。

とにかく時間をセーブしたいというなら丸投げのプランを選べますし、当日の流れがスムーズに行くように現場でのサポートを中心にというのもあります。あるいは、案内状の印刷や発送、出席者の名簿作成箇所のみでもお願いすることができる便利なサービスもあります。

こちらから最低限必要なのは卒業生の名簿ぐらいなもので、当日までに出席予定者とのやりとりをする必要もないです。代行会社では同窓会専用のサイトを作成してくれるところも多く、みんなで情報を共有することができます。

当日も会場で会費集めに奔走したりすることはなく、名札探しに借り出される心配もありません。一部の参加者に負担がかかるようなことがないのが最大のメリットです。

手軽なサービスでも気を付けておきたいことも

こちらのニーズに合わせてサポートしてくれる便利な幹事代行サービスですが、可能性があるリスクなど気を付けておきたいポイントもあります。利用にあたっては、まず相談や見積もりなど問い合わせをすることになりますが、安心してお願いできる会社かどうかを確認したいものです。

実績や明瞭なサービス運営などからも見て取れますが、セキュリティなどのリスクはどうでしょうか。お願いする方にとっては単なる卒業生名簿であっても、手渡す代行会社にとっては気安く扱えるものではありません。卒業生の個人情報が詰まった重要書類であり、紛失や流出などはいかなる場合にも起こってはならないのです。

たとえ意図的でなくとも、サイバー上の不都合から流出することもないとは限りませんし、担当者がデータ化した名簿を入れた電子機器を紛失することも決してないとはいい切れません。少なくともこうしたリスクを念頭に、個人情報取り扱いを徹底している証明としてPマークを掲げている会社である方が安心できますし、後々のトラブルも少ないでしょう。

 

住所から電話番号、そしてメールアドレスなど個人情報が詰まった卒業生名簿ですから、扱うときには注意しなければなりません。せっかくの記念すべき会を参加者に楽しんでもらうためにも、幹事代行会社にお願いする段階で思わぬトラブルを発生させないようにしたいものです。

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