同窓会がコロナで中止になった場合の幹事代行の手続き

同窓会を開催するニーズは高いものの、実施するにあたっては幹事に負担がかかります。そこで近年注目を集めているのが、同窓会の幹事代行サービスです。イベント開催にともなう案内状の配布や会場の確保、参加者確認などの作業をすべて依頼できます。コロナウイルス流行で中止されることになった場合は、どのような手続きをとるべきか解説しましょう。

同窓会幹事代行を利用するのは、どのような理由か

同窓会の幹事代行サービスとは、同窓会を開催するにあたって発生する事務手続きの代行を依頼できる業者のことです。具体的には、会場の手配や専用サイトの開設、案内状管理、当日の進行、二次会の手配などを代行するサービスを提供しています。

費用は「会費×当日の参加人数」としている業者が多く、契約前の費用も発生しないなど、利用するハードルが低いのも人気を集める理由になっているようです。まだまだサービスが注目されるようになってから日が浅いのは事実ですが、契約に至るまでは無料で対応してくれることが多いと評判を集めています。幹事を任されて、これからの対応に戸惑いを感じている方にとっては、魅力的なサービスだといえるでしょう。

また、すべて自分でイベントを進めると、最終的に赤字になることがあるようです。しかし、同窓会幹事代行会社には豊富な実績があるので、費用の損益分岐点を踏まえてイベントの開催計画を依頼できるのもメリットだといえるでしょう。

同窓会はコロナ禍で中止するリスクがある

同窓会を開催するにあたって幹事にとっての課題は、新型コロナウイルス感染症のリスクでしょう。同窓会は規模の大小の違いがあるとはいえ、1つの会場に多くの人間が集まるイベントなのは明らかです。

複数の参加者が集う各種のイベント開催は敬遠されており、新型コロナウイルスの感染リスクのあるイベントは、開催中止の方向に進んでいることが多くなっています。しかし、同窓会は毎年開催されるものではなく、5～10年程度のサイクルで開催されるので、参加者のニーズは高いというのも事実です。新型コロナウイルスの流行が激化するシーズンでは、同窓会は中止の判断に至る事例が続出しました。

その理由として考えられるのは、不要不急のイベントと考えられていることが影響しているかもしれません。感染リスクを軽減するための対策を考案しても、完全に感染を予防することは困難です。もちろん無事開催できればベストですが、どのような状況に直面しても対応できる準備を用意しておくことは重要だといえるでしょう。

同窓会がコロナで中止になったときの対応策

同窓会の幹事代行を依頼したときに、コロナ禍関連で中止するべき判断基準はどこに設定すればよいのかは難しい問題でしょう。

中止するべき判断基準としては、賛同する人が少ない、名簿がそろっていないために参加人数を把握するのが難しい、遠方に居住している人が多い、新型コロナ感染症の感染リスクが沈静化していない、などの状況を把握することがポイントになります。感染予防対策を考えても、開催することに感染リスクを危険視している場合は、中止も検討するほかないかもしれません。

しかし、完全に開催が不可能になったわけではなく、ワクチン接種率の上昇によりリスクが軽減することもあるでしょう。状況が変わったときには、別の選択肢も現実味を帯びてきます。中止せざるを得ない場合でも、「コロナの状況が落ち着いたら、後日連絡します」などの内容で案内状を送付しておくのがベターです。状況が安定したら開催できる可能性もあるので、柔軟に計画を検討する姿勢が求められます。

同窓会の幹事代行とは、イベントの開催に伴い発生する手続の代行を依頼できる業者のことです。幹事の負担を軽減できるメリットが大きいですが、今回のコロナ禍では中止せざるを得ないこともあります。そのようなときでも、後日開催の可能性を踏まえて今後の計画の方向性を検討するのが賢明です。

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