同窓会幹事代行に依頼した際は個人情報の管理はどうしたらいい？

同窓会は中心となって音頭をとる「幹事」が必要であり、その人がいなければイベントそのものが成り立ちません。

みんなで集まりたくても音頭をとる人間がいない場合、幹事代行の業者さんに依頼するのが一番手っ取り早いでしょう。

その際に必ず出てくるのが個人情報の問題です。

個人情報の管理は業者さん任せで問題ない

どれほどの規模の同窓会を開く場合でも、参加不参加を聞くためには案内状を送らないといけません。幹事代行の業者さんに依頼すると、まずどの程度の規模のイベントにするのか、何人程度参加するのかなどを細かく打ち合わせすることになります。

個人情報のことに関してもこのとき丁寧に説明をしてくれる業者さんが多く、名簿を預けるときには厳格な取り扱いをして、データベースには名簿のデータを残さない、イベントが終わったら速やかに名簿を返すなど取り決めをしっかりとおこなうケースがほとんどです。個人のプライバシーを守ることはこの業界ではかなり大きな信頼度を得ることにもつながっており、ネットで口コミ情報がある名前の知られた業者さんならプライバシーが漏れる確率はとても低いでしょう。

代行に頼む場合、一応幹事となる人は業者さんと直接交渉はするものの、実質案内状の送付や当日の段取りなどを決めるのは業者さんです。業者さんに幹事の仕事すべてを頼んでしまえるので幹事の負担は最低限であり、当日はみんなと一緒にお酒を飲んだりして大いに楽しむことができます。

専用ＳＮＳなどの利用で要望を聞けたりする

業者さんに同窓会の幹事代行を依頼した後は、業者さんが提供する専用のＳＮＳなどで参加者同士が情報交換をしたり、要望を出すこともできます。ここで先生を呼ぶか呼ばないかなど細かい調整ができますが、幹事自身はまったくノーチェックでも問題ありません。

業者さんがすべての窓口になり、幹事に負担がかかることのないよう配慮してくれています。ＳＮＳにおける個人情報の管理も業者が厳格にチェックしてくれていますし、当日円滑な参加ができるように場を整えてくれます。

これはイベントごとのクローズドコミュニティなので外に情報や話した内容が漏れる心配は一切ありません。ゼミごと、クラブごとなどいくつかの集団でコミュニケーションをとっておきたい場合にもＳＮＳはとても有効で、使いやすいでしょう。

当日どんなことをすればわっと盛り上がるかなどイベントの内容に関しても業者さんにお任せすることができ、だいたいのイメージだけ伝えておけばきちんとそれに沿った形で業者さんが段取りを組んでくれます。

当日どのようなサポートをしてくれるか

いよいよ同窓会の当日になって、参加者がそれほど集まらなくても幹事代行の業者さんに払うお金は基本的に増えたり減ったりしません。依頼したときにかかるお金の総額は説明してくれることが多いので心配はいりません。

当日使う名札やパンフレットなどの小道具はすべて業者さんが名簿に基づいて用意してくれますが、イベントが終わればしっかりと回収し、個人情報が漏れないように処分してくれるので、プライバシーの関係で心配することはありません。

受付業務はもちろんのこと、スムーズな司会進行や乾杯の音頭取りなども絶妙なタイミングでおこなってくれます。また、記念写真やスナップ写真も専門のスタッフがいてきちんと撮影してくれるので、幹事がすべきことはイベントの中で大いに盛り上がることだけと言っても過言ではありません。食事やドリンクなどの手配や精算に関しても業者さんがしてくれるのは大変ありがたい話で、幹事の負担はほぼゼロになります。

昔なら同窓会をしようと思ったらまず幹事決めからスタートし、幹事は名簿作りに追われたり会場の手配をしたり、一人一人に案内状を送り、当日キャンセルが出た場合も対応しなくてはなりませんでした。これでは幹事自身がイベントを心から楽しむことなど夢また夢です。

幹事代行の業者さんに依頼すれば、名簿のデータをきちんと個人情報として管理してくれますし、案内状も滞りなく全員に送ってくれます。幹事が一人でせねばならなかった煩雑な連絡ごとも、当日用意しないといけない小道具などもすべて業者さんが整えてくれるので、幹事はほぼ何もせず当日参加すればよくなりました。

司会進行や受付業務など、規模が大きくなればなるほど人数が増えて大変になる業務も、プロである業者さんがきちんとおこなってくれるので大変安心できます。

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