同窓会の幹事代行サービスとは？

案内状の作成や会場の手配など同窓会の幹事にはさまざまな仕事があります。

これらの仕事は幹事の人に非常に大きな負担となるものです。

一方で、無事に幹事の責務を果たしたにもかかわらず、なかなかその努力が報われにくい一面もあります。

そんなとき、同窓会の幹事代行サービスは幹事のあなたに代わって煩雑な仕事を代行し、華やかな演出などで同窓会を大いに盛り上げてくれることでしょう。

幹事代行サービスに依頼するメリット・１

同窓会を成功に導くには、事前の準備は欠かせないものです。

その内容は多岐にわたりますが、中でも特に案内状の作成やそれに伴う参加者名簿の作成は、想像するよりもはるかに多大な労力を必要とします。

いざ卒業生の名簿をもとに案内状を発送しようにも、すでに転居済みで新しい住所も分からないこともしばしば。

こういうときは、友人や知り合い、そのまた友人といった具合に現住所を把握していく必要があります。

さらに音信不通となって数年以上経っていて、連絡が全くつかないケースも珍しくありません。

また、同窓会を行う会場を手配するのも幹事の大きな仕事のひとつです。

人気の会場ならば、かなり前からの予約が必要となり、そのためには大まかな参加人数や予算を伝えておくことが求められます。

こういった煩雑な仕事を、普段の生活を維持しながら行うのは非常に難しいものです。

しかし、プロ集団である幹事代行サービスに依頼すれば、事前準備に伴う煩雑な仕事や手続きのほとんどを安心して任せることができます。

幹事代行サービスに依頼するメリット・２

同窓会の参加者が確定し、会場の予約も滞りなく行えても、幹事の仕事はそれだけに留まりません。

それは、当日の司会進行や内容の段取り、余興の準備などが待ち構えているからです。

せっかく汗水垂らしてベストを尽くしたのに、後になって「段取りが悪かった」「もっときちんとした会場や料理を準備すべきだった」などと言われたのでは苦労も報われないのではないでしょうか。

こういったケースに備えるという意味でも、幹事代行サービスに依頼するメリットは小さくないといえます。

あなたが、司会進行やイベント開催のプロならばともかく、幹事経験がない方やあっても数回程度という方が多いのが現状です。

そのような「イベントの素人」とも言える方が、参加者のみなさんに満足してもらえる同窓会が開けるかどうか不安になるのも当然のことです。

この点、代行サービスならば当日の受付から参加費の徴収、記念写真の撮影などさまざまな状況に対応することができます。

仕事の大半を代行サービスに任せることによって、幹事であるあなたも参加者のひとりとして同窓会を楽しめるのもメリットのひとつです。

失敗しない幹事代行サービスの選び方

では、実際に幹事代行サービスに依頼する場合は、どういった基準で業者を選定すればよいのでしょうか。

まずは、同窓会名簿などを扱う性質上、個人情報をきちんと守ってくれる業者が望ましいといえます。

業者の中には、プライバシーマークを取得しているところもありますので、必ずチェックしておきたいものです。

次に、対応してくれるエリアにも注目しましょう。

全国どこでもOKという業者なら心配は無用ですが、中には関東ローカルでしか対応しないという業者もあるようです。

せっかくサービスもよく料金がリーズナブルであっても、対応してもらえないのでは元も子もありません。

そして、SNS全盛の現代においては、同窓会専用のSNSやサイトを提供してもらえるかどうかも外せない点です。

さらに、同窓会を盛り上げて思い出深いものにするために、どのような独自サービスを提供してもらえるのかについても、納得できるまで事前に調べておきたいものです。

近年では、小規模で同窓会を行うことも珍しくありません。

このような場合でも対応可能な業者なのかも判断基準のひとつだと言えます。

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特徴	・参加者に喜ばれる同窓会がモットー ・クルーズ同窓会対応 ・小規模～大規模な同窓会に対応	・当日ベビーシッター派遣可能 ・スポンサーシステムで割引可能 ・大規模な同窓会にしか対応していない	当日キャンセル保証10％まで対応	同窓会旅行プラン提供	・会費5,000円の激安プランあり ・会場ごとのプランの用意は無し
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