東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の代行業者に依頼すれば欠席予定者も後から参加に切り替えができる?

公開日:2020/01/01  最終更新日:2019/12/23

同窓会の幹事を任されたら、まずは案内状を作って参加か不参加の返答を待ってからではないと人数の把握ができません。とはいえ、参加する人が当日になって行けなくなったり、不参加と言っていた人がやはり行くと言いだしたりと幹事の悩みの種は尽きません。そこで、同窓会の幹事代行業者を利用することをおすすめします。

同窓会での最大の難関は確かな人数の確認

同窓会を開催するにあたっては、幹事としていつどこで同窓会を行うかを知らせる案内状を作成しなければなりません。その案内状には参加するかどうかの意向を尋ねて、その旨を返信してもらうシステムにしていることが大半ですので、はがきなどで戻ってくるようにしておきます。

これで参加者の人数がはっきり分かるはずなのですが、中には一向に返事を送ってこない人もいて、作成した案内状を送付した分だけ返事が集まらないことがしばしばです。こうなると、まずこの人は参加するのか、それとも欠席するのかで迷うことになります。

次いで同窓会に出ると返事をしていた人が急に行けなくなったと連絡してきたり、不参加で連絡してきていた人が行けるようになったからといきなりやってきたりするケースもしばしばあって、これも幹事を大いに悩ませる要因です。どちらも前もっての返答とは違う行動のため、幹事としては腹立たしい限りですが、幹事代行業者に依頼することでイライラしたり腹を立てたりせずに済みます。

幹事代行業者だからこそ融通が利く理由

同窓会の幹事を幹事代行業者に依頼することの最大のメリットは、当日の参加者から集める費用だけで運営してもらえることです。当日の参加者による会費で赤字にならないように納めてくれますので、仮に参加するとしていた人が来なくても、行かないと言っていた人が来ても当日の参加者の費用で納めてくれるため、全く問題ありません。

幹事代行業者には事前の準備から当日の同窓会運営に至るまで、何から何まですべてサポートする専属プランナーがついてくれるとあって、予定外のことが起こったとしてもすぐに相談できて安心です。しかも、数多くの同窓会を仕切ってきたプランナーにとっては、人数が多少変動することへの対応などは慣れています。

困ったことはすべて専属プランナーにお任せすればよく、幹事として特にやらなければならないことがないのはうれしいところです。幹事の仕事は、同窓生たちからの要望や変更があった場合に速やかにプランナーに伝えることだけで、後はプランナーが何もかもお膳立てしてくれます。

臨機応変に対応できる理由は支払いシステム

同窓会を行うときに事前に参加費用を集めておかないと、会場を借りるにあたって前払いとなるために場所が予約できないということがあります。少人数での同窓会なら前金払いがいらない場所を他に探すという方法もありますが、大人数で行うとなるとホテルや式場といった宴会場を押さえなければならず、事前の前払い金請求もやむを得ないところです。

幹事代行業者に依頼するとそもそも前金払いが発生しませんので、参加予定の人の当日になってのキャンセルや予定していなかった参加者が出ても、支払いにほとんど何も影響しないところはかなり助かります。出席する人がたくさん欠席してしまった場合、参加者で欠席者の分の費用を持たなくてはならなくなって別途費用がかさむということもなければ、当日欠席者が出て人数が減ったとしてもキャンセル料が発生することもありません。

このどのような状況になっても支払いに臨機応変に対応してくれるところは、多くの人が集まる同窓会においては非常に頼もしいシステムといえます。

 

規模の大きな同窓会の幹事を任されると、案内状の作成に送付、人数の把握や会場の手配まで大忙しです。行くと言っていた人が行けないと連絡してきたり、その逆に行けるようになったから行くと言ってくる人がいたりと、人数調整が難しいときは幹事代行業者に依頼してプロにお任せするのが幹事としてヘトヘトにならないためのコツです。

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