同窓会の会場選びのポイント！会場の種類はどんなものがある？

同窓会の会場は、アットホームな雰囲気で行いたいのか、それとも先生を呼んで格式高く行いたいのか、テーマを絞ることが重要です。テーマを決めて会場を選ぶと、より印象に残る同窓会にできます。今回は、同窓会の会場選びのポイントや各会場の特徴について紹介します。

同窓会の会場の種類とそれぞれの特徴

同窓会の会場は、小さな居酒屋から有名なホテルまでさまざまです。まずは、会場の特徴を説明します。

・居酒屋
少人数で、ワイワイ盛り上がりたいなら居酒屋がよいでしょう。ただし、通常の飲み会になってしまう可能性があるため同窓会としての演出が必要です。

・レストラン
同窓会の会場として人気なのがレストランです。落ち着いた雰囲気で、料理と会話を楽しめます。価格も比較的リーズナブルにできます。

・ホテル
格式高く同窓会を開催したいのなら、ホテルがおすすめです。機材や接客などにも慣れているスタッフがいるので安心できます。ただし、価格は高めになります。

・船上
個性的な会場を求めるなら船上もよいかもしれません。船を貸し切って、美しい景色を見ながら同窓会を楽しめます。

同窓会の会場選びのポイント

地域の情報紙やインターネットを活用して、会場の目星をつけていきましょう。幹事は、二次会の会場まで抑え、みんなが行きやすい場所を選ぶことが大切です。次のポイントも確認しましょう。

・人数
まず、出席者の人数に合わせて、会場選びをしなければいけません。30人程度なら居酒屋で開催できますが、50人以上となるとそうはいきません。50人以上の場合、レストランやホテルが候補となるでしょう。また、着席か立食かによって、会場の収容人数が異なるため注意してください。

・予算
居酒屋、レストラン、ホテルの順で料金が高くなります。料理やドリンクの料金、貸し切り料金、延長料金なども比較し検討しましょう。

・料理
会場の下見をして、料理やドリンクを確認しましょう。レストランやホテルの場合、同窓会では立食のビュッフェスタイルが基本です。品数を少なくして予算を下げるなど、希望を聞いてもらえる可能性もあるため交渉してみましょう。

・設備
同窓会でスピーチや余興を行う際は、マイクなどの機材、余興のスペースが必要です。また、生演奏禁止など会場によって禁止事項があるため、会場側から設備についてよく聞いておきましょう。

会場選び以外に幹事がやるべきこと

幹事は、会場選びの他にも企画や準備など当日まで大忙しです。いくら優秀な幹事でも、一人でできることは限られてしまいます。そのようなとき、頼りになるのが友人です。幹事がやるべきことをリスト化して、友人とともにチームワークで取り組みましょう。ここでは、同窓会までにやるべきことをまとめていきます。

■同窓会チームを作る

まずは、仲のよい友人に同窓会の話をしてみましょう。同窓会に前向きな人には、同窓会チームに入ってもらい、幹事が担当業務を割り振り、事前準備を進めます。

■同窓生の名簿作成

名前や住所などは、個人情報保護法に基づいて管理されています。学校側から卒業生の情報を得ることは難しいものです。信頼できる友人を頼ったりSNSを活用したりして同窓生を探しましょう。

■開催日や会場の設定

同窓会の開催日や会場を決めます。同窓会チームで手分けをして、会場の下見に行き、雰囲気や料理などを確かめましょう。

■案内状の発送

同窓会の案内状を発送して、出欠の確認を行います。ある程度人数が決まったところで、会場側に報告し、料理やドリンクなどの調整を行います。

■開催日当日

幹事を含め同窓会チームは、早めに会場に入り最終調整を行います。そして、司会進行、受付、会計など分担ごとに動きます。幹事は、常に進捗状況を把握するようにしましょう。

会場選びは、幹事にとって重大な任務です。同窓会チームと相談しながら人数や雰囲気に合わせて、会場を決めましょう。その際、幹事は同窓会チームや会場側とコミュニケーションを取るように心がけてください。みんなが気持ちよく、楽しみながら準備することが大切です。また、同窓会当日は、遅刻や機器のトラブルなど、ハプニングがつきものです。柔軟に対応してくれるスタッフが会場にいるかどうかも、よく見極めてから会場を選びましょう。

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