同窓会のお知らせに返信が来ない！出欠確認はするべきなのか？

同窓会を開催する場合、幹事の方は開催の案内・出欠確認をするために案内状を送付します。そのとき問題になりがちなのが、出欠の返信がないというケースです。個別で確認すべきか、そもそも届いていないのか分からず、悩むことも多いのではないでしょうか。そこで今回は、お知らせに返信がない場合の対応方法について紹介します。

同窓会への返信を無視しているのかも

同窓会の幹事になったら、同級生宛に同窓会開催のお知らせを送付するでしょう。同窓会の開催を認知してもらう、出欠確認をするのが主な目的になりますが、出欠の返信がないと悩んでしまうのではないでしょうか。人数が定まらなければお店を探したり、予約したりする工程を進められなくなってしまいます。

しかし、返信がない方のなかには、返信するのを忘れているパターンと、返信をあえて無視しているパターンがあります。あえて無視している場合は、個人情報や近況を知られたくない、学生時代にいい思い出がないから忘れたいという理由などが挙げられます。

幹事の方からすると、案内状を送るまでに手間や時間をかけ、費用も掛かっているため、欠席するなら「欠席」と返信して欲しいものでしょう。しかし、何らかの事情により返信すらしたくない方がいるのも事実なのです。なお、返信は強制するものではないため、返信がない方の参加か欠席かは幹事が判断することになります。

郵送事故で同窓会の案内状が届いていない可能性も

同窓会のお知らせの返信がない場合、稀にそもそも案内状が届いていないケースがあります。たとえば、誤配達、亡失、落失などが挙げられます。宛先の住所が間違っていた場合は、配送できなかったとして、送り主の住所に戻ってくるケースがあります。

一方、落失などが発生してしまうと、相手に届いていないのに届いていないことを知らないまま、時間が経過してしまうのです。

つまり、郵便事故で案内状が届かないトラブルが発生すると、参加意思のある同級生を欠席扱いにしてしまう可能性があるのです。返信がないからといって簡単に欠席扱いにしてしまうのは、後々のトラブルを考え避けるべきでしょう。

出欠確認は返信しない人へもするべきなのか？

郵便事故の可能性も考えられるため、返信がないからといって簡単に欠席扱いにするのは悩ましいところでしょう。しかし、返信がない方の連絡先を調べ、個別に連絡するのも手間がかかります。そこで、幹事全員で相談し、返信がない場合の対処法をあらかじめ決めておくのがおすすめです。

まず、一回目の期日に返信がなければ、再度案内状を送付する方法があります。2回連続で郵便事故が発生するのはほとんどないため、何らかの事情で届いていない方に案内状を届けられます。

また、故意に返信をしない方に向けては、案内状に返信がなければ欠席扱いにする旨を記載しておくと良いでしょう。

なお、返信期日を守らず出欠の返信が送られてくるケースも少なくありません。後々人数の変更をするのは、予約先のお店にも負担をかけてしまうため、返信は期日厳守でお願いしますという内容を書いておくのがおすすめです。

同窓会のお知らせを送る際、幹事を悩ませるのが出欠返信のないケースでしょう。出欠の返信をしない方の中には、返信を忘れている、故意に返信しない、郵便事故が発生しているなどのケースが挙げられます。そのため、返信がない方をすぐに欠席扱いにしてしまうと、後々トラブルになるケースがあります。そこで、返信がない場合の対処法を、幹事で相談して決めておくのがおすすめです。たとえば、個別に連絡する、再度案内状を送るなどの選択肢があります。

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