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同窓会に役立つアプリの種類を知ろう!困ったら幹事代行へ

公開日:2021/06/15  最終更新日:2021/03/12


同窓会は旧友との再会を楽しめる場です。SNSなどで人とのつながりを簡単にもてるようになっても、実際に会って話す喜びには遠く及びません。しかし参加するだけなら楽ですが、幹事になると開催日の設定や事前の準備などが大きな負担になります。この記事では、同窓会に役立つアプリの種類と幹事代行を紹介するので参考にしてください。

出欠の確認が簡単にできるアプリ

同窓会の幹事を担当するにあたって、手間がかかるのが参加・不参加の確認作業です。出欠を紙で管理するのは手間がかかり、ミスなどによるトラブルにもなりかねません。そこで便利に使えるツールが出欠確認アプリで、同窓会関連に利用できるアプリの数も多くなっています。

従来の紙媒体での確認と比べて時間を省略することが可能で、時間を他の用事やプライベートに充てられるので便利でしょう。出欠確認アプリは一人ひとりの出席と欠席の把握が簡単にできることが特徴で、開催日の候補日設定などもスムーズに行えます。

また、多くのアプリには、参加・不参加が未確認の人にだけ催促のメッセージを送れる機能が搭載されているので、回答を促すことも可能です。他にも、一般的な形式のファイルを添付できる機能もあり、写真や資料、集合場所の地図などを参加者全員に一度に送付できると好評を得ています。

同窓会会場を探す場合に便利なアプリ

参加者の出欠確認と並行して行わなければならないのが、同窓会の会場探しです。開催する場所次第で、当日の参加者の満足度だけでなく、幹事に対する印象や評価まで関わってくるでしょう。そのため、どのような会場で行うかは幹事にとって重要な課題です。

しかし、小規模な宴会であれば場所探しも簡単ですが、大人数が参加可能な会場を探すのは大変な作業でしょう。その場合に便利なのは会場探しができるアプリで、10人規模から数百人規模の大型会場まで、幅広く対応していることが特徴です。

その多くは開催する地域を選択し、次にホテルやレストランなどの種類を選ぶスタイルといわれています。着席や立食などの宴会スタイルや料理の形式なども、予算に合わせて同時に決められるアプリもあるため、幹事を任されたら利用したいツールのひとつでしょう。同じ条件で比較・検討できるアプリも多く最安値の会場手配も可能で、空き確認も簡単にできるため、幹事の負担を軽減することが可能です。

それでも困ってしまったら幹事代行を利用しよう

このように便利なアプリがありますが、それ以外にも会費の集金や急な欠席の連絡など、幹事にはしなければならないことが多くあります。そのため、普段の仕事と並行して行うことに限界を感じてしまうことも少なくありません。そのような場合には、幹事代行を利用するのがおすすめです。

幹事代行では同窓会の企画を始め名簿のデータベース化、出欠確認、転居先不明者の管理、会場探し、当日の受付・司会進行を取り仕切ってくれるサービスを提供しています。前金や参加不足による追加費用、当日欠席者のキャンセル料なども不要で、幹事の考えた予算に合わせた会場を提案してもらうことができます。

さらに、プロカメラマンによる写真撮影や子ども連れ参加者のためのベビーシッターの手配など、細部に至るまでのサポートが可能です。用意するものは基本的に名簿だけで、気になる費用も参加人数分の会費のみとなっているため、心配なく同窓会を開催することが可能となっています。

 

アプリも便利ですが、それでも幹事には裏方作業も多く、プレッシャーも相当なものになります。幹事代行を利用する最大のメリットは「手間を省ける」ことなので、幹事であっても心から同窓会を楽しむことが可能です。幹事を引き受けることになったら、アプリももちろん幹事代行の利用も検討してみてはいかがでしょうか。

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