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同窓会の参加人数が急遽減ってしまったら足りない分の料金はどうなるの?

公開日:2019/08/01  最終更新日:2020/03/26

同窓会の幹事になった場合、会場を決めたり招待状を送ったり、当日までいろいろとすべきことがあります。

ただ、スムーズに全てのことを終えられる場合も多々ありますが、ときには思わぬトラブルが発生してしまう場合もあり得ます。例えばその一つが、同窓会の参加人数が急遽減ってしまった場合です。

一般的に人数が減ってしまったときの対応

幹事の仕事の一つが会費を集めることですが、その際、本来集まる人数ではなく急遽ドタキャンが発生してしまった場合は、本来集まるべき金額が集まらない可能性も出てきます。

しかし最初からドタキャンがあると言うことで予算を立てるのではなく、ギリギリの数字で計算してしまった場合、ときには大赤字となりかねません。

もちろん利用するお店に関しては、ドタキャンの有無は利用者の側の都合であり、お店側の都合では決してないので、請求すべきお金は請求するのが通常です。

基本的にはほぼ全てのケースで、当日キャンセルでは予定通り100%の料金を支払うことになるでしょう。幹事の立場からいえば、当日にドタキャンをした人が払うのは当然と考えてもおかしくはありません。というよりもそれが普通の感覚だと思います。

ではその分のお金はどうすれば良いかというと、一つはまずは幹事が立て替えて、その後キャンセルした人から徴収する形です。

ただこの場合、招待状にその旨を記載していないと請求したくても相手に応じてもらえない可能性もあるので注意しましょう。中には「同窓会に参加していないのに払う理由がわからない」と主張する人もいるようなのでなおさらです。

また、その日に参加した人たちで不足している分を補い合う形も選べないわけではありませんが、それに関しても参加者の同意が得られなければなかなか難しくなります。

請求できなかったとしても、お金の支払い自体は待ってくれているわけではないので、結局幹事が負担することもあり得ます。

人数によってはほとんど大きな負担にはならない可能性もありますが、多くなればなるほど大きな負担となるので注意しましょう。幹事はお金の管理などをする必要があり、それに関するトラブルが発生してしまう可能性もないわけではありません。

したがって、実際に起こりうるトラブルを想定し、それに備えてさまざまな準備をしておくことが必要になるということを理解しておきましょう。

会場によってはキャンセル料が発生しないことも

同窓会を開く場合、会場によってもルールが違っており、理由の如何に関わらず費用を請求するところもあれば、実は請求しないところもあるのをご存知でしょうか。

しかし、どこのお店でも実際に当日参加した人の分しか請求しないということではないので注意しましょう。事前に料金の扱いに関してどのようになっているかをお店のほうに確認しておくと、当日なにかトラブルが起きたとしても安心です。

具体的には「〇日前までならキャンセル料はかかりません」といったような旨を、参加者全員に早めに案内できるとベストですね。

また、実際に同窓会を開く場合は、当日会費を徴収するのではなく事前に口座に振り込んでもらう形を選ぶのも良いでしょう。

急遽キャンセルがあった場合、費用面での問題が発生しにくくなるほか、せっかく会費を支払ったのだから行かないともったいないという心理が参加者に働くことが期待できます。

同窓会幹事代行業者を利用すること

同窓会を開く場合、幹事が全てを用意することもできますが、その内容を業者に依頼することももちろん可能です。

その場合に利用するのが同窓会幹事代行業者と呼ばれる人たちで、自分たち幹事に代わっていろいろなことを準備してくれます。もちろん会費に関する心配事も、同窓会幹事代行業者を利用すればほとんど気にしなくても良い状態になるでしょう。

特に大きなメリットなのが、招待状を作成する場合にキャンセル料の有無に関してしっかりと記載したものを作成してくれるからことです。

そのおかげで、当日急遽参加しない人が出たとしても、すでにどのような取り決めになっているかを明言しているためトラブルはまず起きません。

また、ドタキャンがあり得ると最初から考えて行動していることで、もし当日ドタキャンが発生してしまっても幹事が負担する必要もありません。

すでに赤字が出ないように予算を立てて同窓会を開く計画が立てられているため、追加の費用は請求されない形となっているからです。「会費×当日の参加人数」が費用となっていて、キャンセル料が不要な業者がそれに当たりますね。

同窓会を開く場合、急遽当日になってキャンセルという人が出てこないとは限りませんが、その場合の費用は幹事が負担することもあり得ます。もちろんキャンセルした人に後日徴収することも可能ですが、なかなか徴収できずに幹事が負担するケースは発生しています。

また、会場によっては当日人数が変更となっても追加料金などが発生しない場合もありますが、キャンセル料を徴収されてしまうこともあり得ます。幹事としては、同窓会が無事に終わるまで心配事が続くといったことになりかねません。

しかし同窓会幹事代行業者を利用すれば、そのようなトラブルが発生することを見込んで計画を立ててくれます。そのため、仮にもしドタキャンが発生してしまっても、幹事自身がなにかを負担するということないというメリットがあります。

 

せっかくの同窓会ですから、幹事と参加者双方が気分よくいられることが1番ですよね。ドタキャンによる金銭的なトラブルを避け、スムーズな開催ができるよう同窓会幹事代行業者への依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

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