東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の参加人数が急遽減ってしまったら足りない分の料金はどうなるの?

同窓会の幹事になった場合、会場を決めたり招待状を送ったり、当日までいろいろとすべきことがあります。

ただ、スムーズに全てのことを終えられる場合も多々ありますが、ときには思わぬトラブルが発生してしまう場合もあり得ます。例えばその一つが、同窓会の参加人数が急遽減ってしまった場合です。

一般的に人数が減ってしまったときの対応

幹事の仕事の一つが会費を集めることですが、その際、本来集まる人数ではなく急遽ドタキャンが発生してしまった場合は、本来集まるべき金額が集まらない可能性も出てきます。

しかし最初からドタキャンがあると言うことで予算を立てるのではなく、ギリギリの数字で計算してしまった場合、ときには大赤字となりかねません。もちろん利用するお店に関しては、ドタキャンの有無は利用者の側の都合であり、お店側の都合では決してないので、請求すべきお金は請求するのが通常です。

ではその分のお金はどうすれば良いかというと、一つはまずは幹事が立て替えて、その後キャンセルした人から徴収する形です。ただこの場合、招待状にその旨を記載していないと請求したくても相手に応じてもらえない可能性もあるので注意しましょう。

また、その日に参加した人たちで不足している分を補い合う形も選べないわけではありませんが、それに関しても参加者の同意が得られなければなかなか難しくなります。請求できなかったとしても、お金の支払い自体は待ってくれているわけではないので幹事が負担することもあり得ます。

人数によってはほとんど大きな負担にはならない可能性もありますが、多くなればなるほど大きな負担となるので注意しましょう。幹事はお金の管理などをする必要があり、それに関するトラブルが発生してしまう可能性もないわけではありません。

したがって、実際には起こりうるトラブルを考え、それに備えて準備をしておくというのが、実は必要だということを理解しておきましょう。

会場によってはキャンセル料が発生しないことも

同窓会を開く場合、会場によってもルールが違っており、理由の如何に関わらず費用を請求するところもあれば、実は請求しないところもあるのをご存知ですか。

とはいえどこのお店でも実際に当日参加した人の分しか請求しないということではないので注意しましょう。事前に料金の扱いに関してどのようになっているかをお店のほうに確認しておくと、当日なにかトラブルが起きたとしても安心です。

また、実際に同窓会を開く場合は、当日会費を徴収するのではなく、事前に口座に振り込んでもらう形を選ぶと、急遽キャンセルがあっても費用の面での問題は発生しにくくなるでしょう。

同窓会幹事代行業者を利用すること

同窓会を開く場合、幹事が全てを用意することもできますが、その内容を業者に依頼することももちろん可能です。その場合に利用するのが同窓会幹事代行業者と呼ばれる人たちで、自分たちに代わっていろいろなことを準備してくれます。もちろん会費に関する心配事も、同窓会幹事代行業者を利用すればほとんど気にしなくても良い状態になるでしょう。

まず一つは、招待状を作成する場合、キャンセル料の有無に関してしっかりと記載したものを作成してくれるからです。だから、当日急遽参加しない人が出たとしても、すでにどのような取り決めになっているかを明言しているのでトラブルはまず起きません。

またドタキャンがあり得ると最初から考えて行動しているので、もし当日ドタキャンが発生してしまっても幹事が負担する必要もありません。すでに赤字が出ないように予算を立てて同窓会を開く計画が立てられているので、追加の費用は請求されない形となっているからです。

 

同窓会を開く場合、急遽当日になってキャンセルという人が出てこないとは限りませんが、その場合の費用は幹事が負担することもあり得ます。もちろんキャンセルした人に後日徴収することも可能ですが、なかなか徴収できずに幹事が負担するケースは発生しています。

会場によっては当日人数が変更となっても追加料金などが発生しない場合もありますが、キャンセル料を徴収されてしまうこともあり得ます。

しかし同窓会幹事代行業者を利用すれば、そういうトラブルが発生することを見込んで計画を立ててくれます。だからドタキャンが発生してしまっても、幹事自身がなにかを負担するということないというメリットがあります。




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