東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の幹事代行は会場手配もおまかせ!

公開日:2021/01/15  最終更新日:2020/12/18


何年かぶりに仲間が集まる同窓会ですが、その幹事に選ばれるとやらなくてはならないことがたくさんありますよね。とくに学校などの規模が大きければ大きいほど、やらなくてはいけない事の内容もかなり変わってきます。社会人になってからの同窓会だと、幹事は仕事の傍ら準備をしなければなりません。そこで便利な幹事代行をご存知でしょうか。

同窓会の幹事代行ってどんなサービスなの?

同窓会の幹事代行といっても、馴染みがない方にとってはどんなサービスか見当もつかないことも多いでしょう。最近では利用者が増えてきており、画期的なサービスと注目を集めています。まず同窓会の開催が決まると、幹事がすべきことは出欠の確認、規模に応じた会場の手配など、やらなくてはいけないことがたくさんあります。

そんな大変な作業を幹事代行サービスなら全部やってくれるのです。会場の手配というと、最も頭を悩ませる作業の1つといえるのではないでしょうか。なぜなら、参加者全員に満足してもらえる会場を手配することはとても難しいことだからです。

代行サービスなら、これまでのノウハウや経験を生かして、人数や年齢層、立地などを考慮して、ベストな会場をプランニングしてくれます。また、案内状の発送や、同窓会専用のホームページの作成など、お得なサービスも満載なのがとくに魅力といえるのではないでしょうか。

本来の幹事は何をすればよいの?

本来の幹事は、代行サービスに依頼したらまず何をしたらいいのかが気になるところですよね。幹事がするべきことは、出席予定者たちの名簿を提出するということだけです。そうすればあとは、代行サービスがすべて代わりに行ってくれるのです。あとは準備が進むのと同時進行になります。

時々、代行サービスのスタッフと打ち合わせなどがあることもありますが、実際に同窓会の準備をすることに比べたらかなり楽な方といえますよね。とくに、名簿に載っているのに住所がわからなくなってしまった方や、出欠の応答がない方に対しての対処は最も頭を悩ませることですが、そうした対処もすべてお任せできるのです。

規模が大きい場合は円滑に準備を進めてもらうためにも、同窓会開催日の数ヶ月前から代行サービスの目星をつけておき、早めに申し込みすることをおすすめします。そうすることで、当日の成功度はさらにアップすること間違いなしです。

同窓会当日を迎えたらどうしたらいいの?費用は?

代行サービスは当日のサポートまで行うため、本来の幹事は他の参加者と同様に思う存分同窓会を楽しむことができます。従来であれば、幹事は進行などに気を使うあまり、心から同窓会を楽しむタイミングすらなく、お料理も満足に味わえなかったというパターンも少なくありません。

ですが代行サービスであれば、スタッフが当日もフォローしてくれます。さらに、進行のアドバイスなどもしてもらえるので、より満足度の高い同窓会になることでしょう。気になる費用ですが、当日までの事前準備にかかった費用などをのちに精算するというケースもあり、都度見積もりを提示してくれるので予算内に収めることができます。

また、当日のドタキャンなどの不測の事態にもスタッフが対処してくれるので、かなり心強いですよね。集めた会費の中でこれだけのことができるのですから、代行サービスはかなりお得なものといえるのではないでしょうか。

 

このように代行サービスを利用することで、満足行く同窓会を開催することが可能になるのです。数年に一度といっためったに集まれないメンバーで行うものであれば、失敗したくないという思いは当然のことです。だからこそ、代行サービスを有効に活用しましょう。

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