同窓会の代行業者に依頼した場合、同窓会に遅れてきた人の会費はどうなる？

同窓会にもいろいろあり、毎年欠かさず行っている人たちもいれば、何十年も経ってから遂に開催するという場合もあります。いずれにしても幹事を仰せつかったなら大なり小なり大変ですし、あちこちに気を遣わなければならないため、楽しむ余裕がないのも無理はありません。そこで幹事代行業者を利用すると幹事でも楽しめます。

幹事代行業者がしてくれて助かるのは費用に関すること

幹事をするにあたってもっとも頭を悩ませるのが費用面で、当日何人集まるのかによってどのくらいの予算にするかを決める幹事がほとんどでしょう。とはいえ、ギリギリになっても出欠の返事が来なかったり、当日になって行けないと言いだす人が出るかと思えば、返事がないから来ないと思っていた人がひょっこりやってきたりと、いずれも幹事泣かせです。

幹事代行業者に同窓会の運営を依頼すれば、当日の参加者から費用を集めてくれますので、その中から足が出ないように予算を考えてくれます。参加費の徴収を行い、その上で支払いまできちんと済ませてくれることから、お金の計算や予算の配分など金銭面での責任が非常に重く感じられるのであれば、幹事代行業者に依頼するメリットは非常に大きいでしょう。

適切な会費を決めて、会費の範囲内で収まるように手配してくれる他、お金の徴収もスタッフが行うとあって金銭のやり取りがドライになるというところもメリットです。

遅れて参加してきた人がいたらどうなるのか

幹事代行業者は、基本的に同窓会に参加した人から当日に費用を徴収します。前もって参加の意思を示していた人が急に行けなくなり、不参加となったとしてもキャンセル料などは発生しませんので、来られない人が思いのほか多くなった場合でも予算をうまく切り盛りしてくれるのが頼もしいところです。

そんな幹事代行業者に依頼して行った同窓会に遅れて参加した場合に気になるのが、料金の支払額がどうなるのかです。現在、同窓会の幹事代行業者は多数存在しますので、業者のそれぞれで規定が異なるために一概に同じとはいえませんが、ある業者は開始から1時間半が経過してからの参加にあたっては、費用の半額を負担していただくとしています。

1時間半以前に加わった場合は全額となると考えられるため、時間が費用を変える大きな要因となるとなります。参加者からの費用で当日の会費を精算するわけですから、1時間半経過はおよそ半分とみなしていると考えられますが、これも業者によって変わるため事前の確認が必要です。

前もって聞いて案内状に記載しておこう

どの程度の人数が集まるか、どのような会場を希望するかによって、経験豊富な幹事代行業者であれば、あらかじめどのくらいの金額になるかという参加費用の目星を付けてくれます。開催にあたっては、参加費用を7,000円からといった具合に記載しますので、最低でも7,000円は必要となり、あとはどれほどお酒を飲むかによって変わってくるのだなということをみんなに理解してもらえるでしょう。

途中参加もOKと知らせたい場合には、事前に幹事代行業者に時間によって参加費が変わるタイミングを聞いておき、その旨を掲載するのがベターです。開始してから1時間半が経過してからの場合、費用は半額になると記しておけば、途中からでも参加できるのだということと、満額支払わなくてよいということが分かりますので、それなら途中からでも行こうという人も出てくるかもしれません。前もって途中参加を知らせてもらえれば、何時からならいくらになるよと伝えることができます。

同窓会には出たいけれど、開始時間には間に合わないからやむを得ず欠席という人がいた場合、途中参加OKと記しておくと喜ばれることでしょう。幹事代行業者によって規定が異なるものの、一定時間が経過してからの参加なら参加費が安くなることや、途中参加そのものも可能であることを考えると、幹事代行業者に頼むことで素人にはできない同窓会運営ができます。

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