東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の代行業者に依頼しても事前に幹事会を開くメリットとは

公開日:2020/04/15  

数百人規模で集まる同窓会ともなると、たとえ幹事代行業者に頼んで行うにしても幹事が1人ではとてもやっていけません。さまざまな分野において力を発揮してくれる人を選り抜き、複数人で幹事を務めなければ成功はおぼつかないことから、幹事代行業者に依頼するとしても事前に幹事会を開いておくことのメリットは非常に大きいといえます。

まずは幹事だけで幹事会を開こう

数百人規模の同窓会となると最低でも5人の幹事は必要です。企画に準備、当日の管理と運営だけでも、それぞれが個別に担当するとなると4人は必要ですし、もし誰かが行けなくなった場合に備えられるようにするなら、それぞれ2人態勢で臨むのがベターです。そうなると幹事だけでも8人から10人は必要になりますので、まずは幹事が集まって幹事会を開くメリットは非常に大きいといえます。

同窓会とはいえ数百人規模となると、クラスごとではなく学年ごとになる可能性が高く、同じ学校を同じ年度に卒業したとしても、顔も名前も知らない人が幹事になることもあるでしょう。

幹事をするにあたっては企画力に優れているとか準備が上手、さらに同窓会当日の管理や運営をしっかりと把握できるなど、それぞれに求められる能力が異なるので、事前に幹事会を開いて誰が何を担当するかをきちんと決めておく必要があります。顔合わせを兼ねて先駆けて幹事会を開くことは、規模が大きいときほど大事です。

準備が進む過程でこまめに幹事会を開こう

事前に幹事会を開いて、最低でも2人でペアを組んでどの分野を担当するかを決めてから、幹事代行業者に依頼します。幹事代行業者は準備企画から順に進めていくことから、まずは企画担当の幹事と幹事代行業者とで連携を取り、案内状の作成から出欠の管理によって出席する人の人数を把握していく流れになるでしょう。

一つの段階が終わったら次に移る前に再び幹事会を開いて、どの程度の人数が出席するのかを準備企画担当の幹事からそれぞれの担当幹事へしっかり伝達すると、次の準備が進めやすくなります。誰が出席するかが把握できていれば、恩師が参加するクラスもあればそうでないクラスもあるということが分かりますので、どのテーブルにも最低1人は先生に座っていただくといった案を幹事たちの間でとりまとめ、その上で同窓生たちがどのように座ればよいかを考えていけます。

同窓会は仲良しが集まるほど賑やかになりますが、仲良くなる機会がなかった人とも交流するにはどうしたらよいかを同窓会幹事代行業者に相談しようといった具合に、業者との打ち合わせをスムーズに進めることにもなります。

それぞれの幹事が持ち場で活躍しながら楽しめる

準備の進捗状況が進むごとに幹事会を開けば、自分が担当する分野ではない部分の状況も把握できますので、もしものときには全員がカバーに入れます。こまめに幹事会を開くことで業者に丸投げせず、同窓会の開催を自分たちで進行させつつも完全に自分たちで行うより負担を軽減できるのがメリットです。

司会進行や店探しに予約といった、比較的負担の大きいことを手配してもらえば下準備の手間が大きく省けますし、開催当日はみんなと一緒になって楽しめます。

規模が大きいほどさまざまな企画を実施しなければなりませんので、幹事代行業者選びも重要です。事前の幹事会を開いて最適な業者選びを行うほか、完全に主導権を渡すことなく面倒なところだけをお任せして自分たちの望む同窓会にするためにも、幹事会は必要です。

幹事同士が完全に初対面という状況で始まったなら、準備を進めていく中でお互いに信頼関係が構築され、思ってもみなかった同窓生との新しい友情が生まれるかもしれないのは、幹事を務めたからこその特権です。

 

数百人規模の同窓会ともなると、幹事の人数もそれなりに多くしないとやっていけません。幹事代行業者とスムーズに連動するには、複数人の幹事の連携がうまくいくことが大前提ですので、業者に依頼するにしても事前の幹事会を行い、さらに準備進行中にもたびたび幹事会を開くことで新たな友達ができるというメリットもあります。

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