同窓会の幹事代行業者のプランはそれぞれ！見積もりを取って検討しよう

最後に卒業した大学はもちろん、小学校から高校、あるいは幼稚園にさかのぼるまで、学校の生徒や先生が集まる同窓会は全国各地で行われています。

さらに数人の集まりとは違い、クラス単位や学年単位、時には卒業年度をまたいで集まることもあります。こうした大所帯をまとめるのは容易ではないため、幹事代行業者を利用することをおすすめします。

同窓会を催すなら幹事代行で時間をセーブ

卒業してから時間が経てば、同じクラスメイト同士が連絡を取ることは容易ではなくなってきます。最近では移転先に関係なくメールという確実な連絡先がありますし、さまざまなソーシャルネットワークを通じて、より手軽に連絡を取り合うことが可能です。

しかしながらクラス全体の何十人も、あるいは何クラスもそろった学年単位になると、連絡がつかない人や、タイムラグが生じてスムーズに進まないこともあれば連絡不通のままになってしまうこともあり、取りまとめにも相当な手間と時間がかかります。

そのような状態で会場となる場所の選定にはじまり、食事の内容や飲み物の手配まで、よほど幹事向きの人であっても仕事や生活の片手間に同窓会がらみの準備を進めるのは大変な作業です。

せっかくの同窓会ですから準備でヘトヘトになってしまうのではなく代行業者に任せられる部分は任せて手間を思い切って省いてしまうのは、手抜きではなく、むしろ賢明といえるでしょう。

幹事代行でどこまで任せられる？

その便利さから年々人気が高まる幹事代行サービスは、結婚式から忘年会や同窓会まで、あらゆる宴会に関わるお膳立てを引き受けてくれます。参加者の名簿の整理にはじまり、案内状を印刷して出すというだけでも考えただけで億劫な作業ですが、これを丸投げできるだけでも気がラクです。

次に、会場をどうするかということになりますが、これもお任せできる部分です。もちろん一方的に決められてしまうのではなく、こちらの意図に合わせて計画を進めてもらえます。料理や飲み物を検討する中で予算を出すだけでも悩みますし、確実な人数が分からなかったり不意の欠席などを考えたりすると気が休まりません。個人的にお店とかけ合うとなると当日までひたすら人数確認や連絡に追われることは目に見えています。

せっかくの同窓会がわずらわしさばかりでは疲れるだけですから、負担軽減策として幹事代行を検討する価値は大いにあります。会費の徴収や会場に納める前金などからも解放され、担当者との連絡や打ち合わせ以外には当日の参加を待つだけです。

サービス別料金もはっきり希望のプランで

便利な幹事代行サービスですが、ここまで丸投げすると高額な請求がされそうな気がしますが、サービス別に項目が分かれている上にプランごとの料金など、はっきりとした価格表示があるので安心です。

例えば、写真やデコレーション、司会など個人的に準備できるので不要という場合、お願いする必要がないので費用もかかりません。また、名簿管理は毎年きっちりできているので依頼しなくてもよいということもあるでしょう。費用をかけまいとあれこれ削るばかりでは中途半端に負担がかかりますし、代行担当者もやりにくいかもしれません。

必要な部分を初めに明確にしておきましょう。同窓会の規模や志向などにもよりますが、名簿管理のみのプランから専用のホームページ作成を含むようなパッケージや当日の会場に持ち込みとなるバナーや進行係など、必要なものはそれぞれ異なります。相談や見積もりは無料でしてくれる会社がほとんどですから、気軽に問い合わせてみましょう。

同窓会にはぜひ出席したいと思う反面、幹事になるのだけは嫌と多くの卒業生が思うことでしょう。こうした厄介な部分は代行会社に任せて、準備や作業に参加者が駆り出されることなく参加者全員が心から楽しめるようにすることでより思い出を作ることができるはずです。

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