同窓会が中止になった！幹事代行サービスからの請求金額はどうなる？

同窓会を開きたいとき、自力で人数を集めることが難しい場合があります。とくに卒業から10年以上経過している場合には、卒業アルバム等の住所や電話番号をあてにしても、すでにそこに住んでいないことも多く連絡がつかないことも。そこでおすすめなのが幹事代行サービスですが、もし同窓会が中止になった場合、請求金額はどうなるのでしょうか。

人数が集まらない場合は基本的に無料

同窓会を開こうと思っても人数が集まらず中止になることもあります。幹事代行サービスを利用したものの中止になった場合、料金は無料になることがほとんどです。理由としては、幹事代行サービス業者が人を集めるからです。人数が集まらなかった原因は、業者に不手際があった、あるいは業者の力をもってしても集められなかったということになります。

人を集めて会場を盛り上げるのが仕事である以上、人数が足らなければそもそもお金を請求するべきではないと考えられるわけです。同窓会を開催する場合には、幹事代行業者とあらかじめ人数を定めて、その時定めた人数未満しか集めることができない場合には中止になるのが一般的です。

請求金額が無料になると言っても、どこまで無料になるかは業者次第です。すべて無料にするところは多いですが、業者によっては電話代だけを請求してくることもあるでしょう。これらに関しては契約書に中止した場合の金額に関して書かれていることが多いため、契約段階でどのような内容になっているかを確認しましょう。

依頼者の都合で中止にせざるを得ない場合

幹事代行サービスを利用して同窓会を開く場合でも、結果的に中止にせざるを得ないこともあります。この理由が単に幹事代行サービスの力不足によるものではなく、依頼者側の都合によるものだった場合はどうでしょうか。たとえば、依頼者が12月1日に同窓会を開きたいとします。

この時、時間と開催するのに必要最低限の人数を定めて業者に依頼し業者が人を集めた場合でも、依頼者がその日に行けないからと中止にすることもあるかもしれません。このような場合は、通常どおり料金が発生すると考えた方がよいでしょう。

業者としての仕事をしたにもかかわらず依頼者の都合で中止になるとすれば業者側に非はありません。むしろ依頼者側が業者に謝罪したうえで責任をとらなければいけません。そのため、業者には必要なお金を請求する権利があるといえます。

両者が無過失により開催できない場合はどうか

同窓会を開催しようと考えていても、物理的に開催できないこともあります。代行業者が必死になって人数を集めた場合でも、その日たまたま大きな地震が来てしまい同窓会どころではなくなることもあるでしょう。それ以外に、予定していたお店が潰れてしまった場や火災になり会場が使えなくなった場合など、物理的に同窓会の開催が不可能な場合も起こりえます。

依頼者側にも業者側にも無過失が認定されるとすれば、お金の請求はどうなるか気になるところです。この点に関しては、業者によっても対応がさまざまです。業者の方で一切お金を請求しない場合もあれば、一部だけ払うこともあるでしょう。

全額支払う決まりになっている業者は少ないですが、何割かのお金が請求されることもあります。この点に関しては、事前にもらった契約書に定めてあるとおりになります。お金を請求される場合には、日程を改めるなどして同窓会を開くのも1つの方法です。

同窓会を開く場合には、幹事代行業者にお願いをすれば人数を集めてくれます。ただ、中止になることもあります。人数が集まらなかった場合に料金が発生することはほとんどありません。一方で、依頼者側の都合で中止した場合は全額請求される可能性が高くなります。契約内容を確認し、ギリギリでのキャンセルは避けるようにしましょう。

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