東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

幹事代行なら同窓会の受付・出欠確認もおまかせ

公開日:2021/02/01  最終更新日:2020/12/18


同窓会の開催は、事前準備や当日の段取りなどの作業に追われます。とくに幹事を任されると、せっかく久しぶりに同級生と会っても忙しくて楽しむ余裕がありません。近年では、同窓会のあらゆるリスクを回避するために、幹事代行という新サービスがあり注目が高まっています。知識があるプロに任せて、安心してみんなと一緒に楽しみましょう。

同窓会幹事代行会社に依頼できること

同窓会幹事代行業者は、同窓会の開催を行ってくれる会社で、近年ではメディアでも取り上げられている利用者が増加中のサービスです。会場の手配や専用同窓会サイトの開設、案内状の送付や出欠管理、当日の進行や会計また2次会の手配まで行ってくれます。

当日参加人数分の会費のみで依頼できる会社がほとんどで、事前準備などの費用は無料の場合が多いようです。契約するまでの相談費用も無料で、自分で幹事を頑張るか幹事代行に頼むか迷っている場合でも、気軽に相談できます。名簿作りから会場のリサーチと手配、案内状の作成や印刷・発送、出欠の管理など、幹事になると当日までにやらなければならないことがたくさんあります。

仕事や家庭を抱えている人は、日頃の生活の忙しさの中で、その作業をこなすのはとても大変です。慌てて行うとミスも増えてしまい、案内状の発送漏れなどが発生すると、大変なことになってしまいます。幹事代行に任せれば事前準備からすべて行ってくれ、スタッフは普段の業務で慣れているのでミスなくスムーズにこなしてくれて安心です。

受付も安心して任せられる幹事代行

同窓会の進行をスムーズにこなすためには、スムーズな受付が必要で、受付で時間や手間を取ってしまうと開始も遅れてしまいます。スムーズな受付のためには事前の準備を入念にする必要があります。受付では会費を預かってチェックする人が1名と、名札を探して渡す人が1名必要で、2人でスムーズに対応できる受付人数は50名程度でしょう。

参加者が100人以上では、4人以上の受付が必要で会費などもきちんと管理できる人でないといけません。幹事代行に依頼すれば、これらの作業もスムーズに行ってくれるので安心して任せられます。

事前にシミュレーションをして準備していても、当日は慌てていたり緊張したりすることもあるので、金額や名札と参加人数が合わないということも起きてしまいます。久しぶりに会った友人に嬉しくなって、話をしているうちにミスしてしまう可能性もあります。代行会社のスタッフなら、経験から余裕を持って行うことができるので、管理もしっかり行われます。

手間のかかる出欠確認もしっかりお任せ

幹事の仕事で一番手間がかかる作業が出欠確認ですが、幹事代行では出欠確認名簿や案内状の作成、案内状の発送など、すべての作業を依頼できます。転居している人やコンタクトが取れない人の情報を集めることも必要ですし、同窓会当日近くまで出欠がわからない人や、出欠の変更などの管理もとても手間がかかります。

最近では、プライバシー保護のため住所録のない卒業生名簿も多く、住所などの連絡先がわからず案内状が送れないので、幹事はお手上げ状態になることもあるでしょう。しかし、幹事代行会社はプロなので、連絡先が不明でもSNSなどを駆使して、何とか同窓会までに連絡が付くようにできることもあります。

代行会社から、度々確認や判断をお願いされることもありますが、同窓会のコントロール自体は幹事の意思のもとで行われるので、最小の労力で開催が可能です。同窓会ホームページをオプションサービスで提供してくれる会社もあるので、うまく活用してみましょう。

 

幹事代行会社は事業者によって微妙に異なりますが、基本的にできることは同じです。しかし、卒業生の連絡先などたくさんの個人情報を扱うことになるので、利用料金の安さを優先して任せると、情報が流出するなどのリスクもあります。代行会社を選ぶときは、信頼できる幹事代行会社をよく調べてから選ぶことが重要です。

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