同窓会の幹事代行を利用するリスク

同窓会は楽しいけど、幹事を決めるのは大変という場合に便利なのが幹事代行サービスです。便利な幹事代行サービスがあるなら、ぜひ利用したいという人も、依頼してみたらどんな内容になるのか、どんなリスクはあるのかと考えるはずです。本記事では、幹事代行を利用するときのリスクや注意点について紹介します。

幹事代行を利用しないのはある意味リスク

同窓会が開かれると決まったら、待ち遠しく当日が楽しみで仕方がないでしょう。しかし、幹事を頼まれている場合は、費用がいくらかかるか、会場はどこにするか、参加者への連絡など当日までに準備しなければならないことが多く、それに加えて参加者からの強い要望にも応える必要があります。

また一度決めた費用について、複数人からそれぞれの理由によって調整を頼まれる場合も少なくありません。会場を抑えたものの、参加人数が不安定なままでは確定するのが難しく、店側との調整にも苦労してしまうということも想像できます。

自分も仕事があるのに毎晩のように何かしら準備をしなければならず、休日はクラスメイトと連絡を取ることが多くなるので、幹事の負担がとても大きいといえるでしょう。幹事代行を利用しないとなると、ストレスや疲れが蓄積していきます。同窓会幹事代行というサービス自体がまだなじみのないように感じるかもしれませんが、結婚式の司会をプロに任せるのと同じような感覚で利用することで、みんなが楽しめる同窓会を簡単に開催できます。

個人情報が漏洩する可能性

個人情報に厳しい考えの人が多い時代です。幹事代行サービスを依頼すると、業者によっては転居者を探してくれます。これは個人が自分の仕事をしながら幹事をつとめるとなると簡単にはできません。専門で幹事をしてくれるプロだからこそできるといえます。幹事代行サービスを利用すると決めたとしても、ある程度は幹事を依頼された人が責任を持つ必要があるといわれてしまうかもしれません。

そこで大切なのは業者との打ち合わせです。初期の相談でどれぐらい信用できるのかを確認します。しっかりしている業者は、個人情報もきちんと扱ってくれます。同窓会の細かいことは幹事代行サービスに依頼することで、幹事の負担を最小限に抑えられるでしょう。

そのため、幹事を頼まれた人がまずしなければならないのが、信頼できる業者を選ぶことです。実際に家事代行を利用する際は、同窓会の出席メンバーに伝えておくことが必要です。できれば幹事を頼まれる際に、外部に委託する旨を伝えるとよいかもしれません。

業者を使うことに承諾してもらえない場合は、案内状の送付だけ自分で行うと、参加者の安心感も得ることができます。そのほかの店選びなどは幹事代行サービスに依頼するかたちを取ることで、同窓会当日の手間は大幅に減らせます。

幹事代行サービスにすべてを任せてしまうリスク

思った通りの同窓会ではなかった、幹事代行サービスにすべてを任せて、せっかく同窓会当日の手間を大幅に減らしたのに、そんな結果になってしまったら楽しめたものではありません。もちろん代行サービスにすべてを任せてしまっても百点満点の同窓会が開催される可能性は高いです。

プロに任せるというのはそれだけ価値のあるものです。恩師や時には世間でいう役職を持つかたをお招きするようなこともあるはずです。とくに歳を重ねてから開催される同窓会では、来賓者に大きく配慮する必要がでてくる場合があります。すべてを任せられるような業者を選択したとして、完璧に仕事をこなしてくれたとしても、ある程度幹事を任された人が仕事を受け持つと幹事代行サービスになじみのない人たちにも理解が得られるかもしれません。

たとえば花束の選択、会場のテーブルクロスの色などは幹事を任された人が選ぶなど、手間とは関係ない部分で会の開催に携わることで、幹事代行を聞きなれない人に不安を与えてしまうリスクを減らすことができます。

信頼できる業者を選ぶことで、リスクやデメリットはほぼないといえる同窓会幹事代行サービスですが、強いていうと個人情報の管理はサービスを知らない人に対して不安を与えてしまう場合があります。そのときは、一部分だけを依頼することで、同窓会幹事代行を使うメリットが最大限になるでしょう。

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