同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

同窓会の幹事代行との打ち合わせ内容

公開日:2020/12/01  最終更新日:2020/12/15


幹事代行を利用することにより、同窓会をより盛り上げることができたり、幹事に選ばれた人の負担を軽減させることが可能になります。数多くの幹事代行サービスがありますが、どこを選ぶかにより内容や料金に違いがあるのできちんと比較して選ぶようにしましょう。もちろん打ち合わせも重要であり、いかに信頼できるかに注目しておくべきです。

基本的な打ち合わせの内容について

同窓会で幹事代行サービスを利用することにより、幹事を任された人の負担が心身ともに軽減し、一般参加者同様に同窓会を楽しむことができるというメリットがあります。しかしそのためにはしっかりとした打ち合わせが必要であり、希望を伝えてアドバイスもしてもらい、料金や内容に納得できた上で任せることがポイントとなってきます。

日時やおおよその人数など基本となる情報はもちろんのこと、開始時間や終了予定時間の相談もすることになります。同窓会の満足度を左右するのは、開催する場所や料理のクオリティはもちろんのこと、司会者の進行がスムーズで盛り上げ上手かによって大きな差が生まれます。

準備だけを代行サービスに依頼したいのか、当日もほぼすべてをサポートしてもらいたいと考えているのかは、しっかり話し合っておく必要があります。当然料金に関してもきちんと確認しておき、明確で納得できる料金設定になっている業者を利用するようにしましょう。

打ち合わせの方法や流れについて

数多くの幹事代行サービスの中から、よさそうな業者を見つけたらまずは電話やメールで問い合わせてみて、対応の良し悪しを確認するようにしましょう。対応が丁寧で信頼できると感じたら実際に相談し、納得できたら契約して打ち合わせを進めていくような流れです。

直接会って行うことが基本ですが、依頼先が近場にないとなれば直接会い打ち合わせをすることが難しくなります。複数回打ち合わせを行うとなると、さらに難しくなるでしょう。その際にはメールや電話による打ち合わせも可能になっているのか、レスポンスが速く対応もスムーズかチェックしておくべきです。

幹事代行サービスを利用して実際に打ち合わせをするときには、案内状を発送することも考えておき名簿を事前に準備しておくのもポイントです。事前に電話やメールで問い合わせた際に、準備しておくとよいものを聞いておくようにしましょう。あらかじめ準備することによって、打ち合わせをスムーズにすすめることができます。

希望を明確にしておくことが大切

準備だけ任せたいのか当日のサポートも必要になるのかはもちろんのこと、開催場所や内容などある程度は希望をはっきりさせてから幹事代行サービスに相談することが大切です。何も決まっていない状態で相談してしまうと、相談に時間がかかってしまうので気を付けなくてはなりません。

プロ目線からあらゆる提案をしてもらえますが、希望がまったく決まっていないと目移りしてしまうので決めることがより困難になってしまいます。同窓会は参加者の人数がはっきりとわからないことも多く、当日になって人数が変更されることもあります。その場合は、料金はどうなるのか、きちんと対応してもらえるのか事前に聞いておきましょう。

万が一同窓会自体がなくなったときのキャンセル料など、開催ができなくなったときのペナルティー内容も確認しておく必要があります。希望を明確にしておき、万が一の事態が起きたときのことまで考えて打ち合わせを進めていくようにしましょう。

 

打ち合わせの内容や流れをある程度理解しておくことや、希望を明確にしておくことがスムーズに打ち合わせを進めるためには必須となってきます。同窓会をよりよいものにするためにも、あらかじめしっかり相談しましょう。

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